Web会議システムの選び方と5つのポイント！テレビ会議を選ぶ際との違い

2018/03/12

出張経費の削減や業務効率化など、Web会議システムがもたらすメリットが広く認知され、Web会議システムを導入する企業がますます増えています。それに伴い、市場には様々な特長を持つ製品が数多く登場しています。
その中から自社に合う製品を選ぶためには、どのような基準で比較検討をすればよいのでしょうか。ここでは、Web会議システムを選定する際に重要な「5つのポイント」を徹底解説します。

これを押さえれば大丈夫！選定の際の「5つのポイント」

製品を選定する基準は、想定している利用用途や求める水準などによって大きく変わります。

利用方法ひとつとってみても、会議ではなく研修配信で利用したい、在宅勤務で利用したい、スマートフォンから接続したいなど、企業によって様々です。そのため、製品を選定する際も「ただ安いから」といった理由ではなく、しっかりとポイントを押さえて比較検討をする必要があります。

① 品質：これが一番大事！音声・映像が安定して通信できるかどうか

コミュニケーションを取るうえで一番大事なことは、相手の表情が鮮明に見えて、話している内容がしっかりと聞き取れることではないでしょうか。特にビジネスシーンにおいては、重要な会議の際に音声が途切れてしまって発言が聞き取れない、などといったことがあると業務にも支障をきたしてしまいます。

インターネット回線を用いて接続するWeb会議システムの場合、接続拠点数が増えると途端に映像が固まったり音声が途切れてしまったりする製品もあります。また、海外拠点との接続を想定している場合、回線が不安定な環境となることも想定されます。

そのため、Web会議システムを選定するうえでは、「どのような環境下でも音声・映像が安定して通信できるか」という点が最も重要なポイントとなります。具体的には、自動的に帯域を制御してくれる機能やデータを圧縮する技術などが搭載されている製品を選べば、導入後も品質面で安心して使用することができます。

独自技術で安定した通信を実現、LiveOnの特長

また、Web会議システムは無料のお試しができる製品がほとんどですので、導入前に自社の環境で実際に使用してみることをおすすめします。それにより、自社の環境下で安定して通信できるかを事前に確認することができ、安心して導入することができます。

LiveOn無料トライアルについて

② 操作性：使えなければ意味がない！「誰でも簡単に」使うことができるか

せっかく導入をしても、操作や設定が複雑で使いこなせない製品では意味がありません。
操作性が悪い製品を導入してしまった場合、社内での利用頻度が上がらずに思ったような費用対効果を得られない、という結果になってしまうこともあります。また、窓口となるIT担当者のところにユーザーから問い合わせが来て管理・運用に非常に手間が掛かってしまう可能性もあります。

そのため、製品選定の際には「誰でも簡単に」使うことができる操作性を備えているかどうか、という点もしっかりと確認する必要があります。デモンストレーションや無料トライアルで実際に製品を見て、画面構成がシンプルでわかりやすいかどうかや、設定や機能の操作が簡単かどうかを確認することをおすすめします。

③ 機能：想定している運用を実現できる「機能」が搭載されているか

Web会議システムは、専用機器を必要とするハード型のテレビ会議システムや無料のツールに比べて非常に拡張性が高いことから、一般的な会議だけでなく様々なシーンで使用されています。

便利な機能がたくさん搭載されていることもWeb会議システムの特長のひとつなので、製品を選定する際には自社で必要としている機能が求めるレベルで搭載されているかも確認しましょう。

例えば、動画教材を使った研修を配信したい場合は、動画配信の機能が搭載されている必要がありますし、CADなどの特殊なアプリケーションを共有しながら打ち合わせを行いたい場合は、共有するアプリケーションに制限がなくかつリアルタイムに編集ができる資料共有機能が必要となります。製品によっては必要な機能が搭載されていなかったり、オプションだったりする場合もあるので、想定している運用を実現できる機能が搭載されているかを事前に確認する必要があります。

LiveOnの場合は、会議だけでなく想定される様々な利用シーンに対応できる多彩な機能を搭載しています。

LiveOn機能一覧

④ 価格：費用対効果を得られるバランスの良い「価格」か

出張経費などの「コスト削減」を目的としてWeb会議システムを検討される企業も多数いらっしゃいます。
高機能でハイクオリティな製品であるに越したことはありませんが、それが非常に高額な場合、Web会議システム導入で削減できるコストと投資した費用が見合わなくなってしまいます。せっかく導入をしても費用対効果を得られなければ意味がありません。

また、逆に安さだけを重視し、前述した「品質」や「機能」などをないがしろにしてしまうと、導入後に満足に使用することができず、結局導入に掛けた費用が無駄になってしまった、というケースもあります。

そのため、製品を選定する際は、Web会議システム導入によって減らすことができるコストと、導入に掛かる費用を試算し、費用対効果を得られる価格であるかを確認することが大切です。

LiveOnで得られるコスト削減効果

Web会議でおすすめの料金プランとは？定額制のコストメリット

⑤ セキュリティ：安心して使うための「セキュリティ」対策は万全か

対面の会議と同様に、Web会議の場でも重要な内容を議論したり、機密資料をWeb会議上で共有したりすることがあります。Web会議はインターネットを用いて接続をするため、不正アクセスやウィルスなどによる情報漏えいが心配、と思われる方もいるかもしれません。そのため、Web会議システムを選定する際には、機能や価格面だけでなくセキュリティ対策がしっかりと施されているかも重要なポイントとなります。

では、具体的にどのような点を確認すればよいのでしょうか。チェックポイントとしては以下のような項目が挙げられます。

Web会議上でやり取りする音声・画像・資料などの通信データが暗号化されているか
AESやSSLといった強固な暗号化アルゴリズムを採用しているか
ID、PWでユーザー認証を行えるか
Web会議上で使用する会議室にパスワードを設定できるか

上記のようなセキュリティ対策が行われているWeb会議システムであれば、情報漏えいなどの心配もなく安心してご利用いただくことができます。

無料のWeb会議ツールはリスクあり！ビジネスに適した有料Web会議システムとの比較

テレビ会議を選ぶ際との選定ポイントの違い

ここまでWeb会議システムの選定ポイントを5つご紹介しましたが、Web会議システムとテレビ会議システム、選定ポイントの違いはあるのでしょうか。

Web会議システムと違い、テレビ会議システムは専用機を必要とするため、提供しているメーカーによってそのスペックなどにも差が出てきます。ここでは、テレビ会議を選ぶ際との選定ポイントの違いをご紹介します。

① 拠点数：複数拠点を接続するかどうか

Web会議システムの場合、専用機器を必要としないため複数拠点を接続する場合でもその数分のライセンスを契約するだけで対応が可能です。

それに対しテレビ会議システムは、機種によっては3拠点以上の接続に対応していない場合があります。複数拠点を接続する場合、多地点接続装置（MCU）が必要となるため選定する際は多拠点接続に対応できるかどうかを確認する必要があります。

② カメラ等の設備：使用環境・用途に対応した設備かどうか

Web会議システムの場合、カメラやマイクスピーカー等の機器はそれぞれ選定することが可能ですが、テレビ会議システムの場合は専用機とセットになっている場合がほとんどなので、選定の際には注意する必要があります。

例えばカメラであれば、メーカーや機種によってズーム倍率や視野角が異なるため、使用する場所の広さや用途によって最適な機種を選定することが重要です。

Web会議システムのマイク・カメラ・PCなど周辺機器の選定ポイント

導入実績多数！LiveOnが選ばれている理由とは

ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」は、業種や規模を問わず多くの企業・団体様にご導入をいただいています。

LiveOnは完全自社開発製品であるため、独自技術である自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能を搭載されており、どのような環境下であっても安定した品質でご利用いただくことができます。また、ログインから接続までわずか2クリックという簡単な手順で接続ができ、PC操作に不慣れな方でも安心です。

さらに、高品質・高機能ながら月額3,000円/IDの定額制という安価な料金設定なので、大きな費用対効果を得ることができます。

LiveOnの特長　　 LiveOn導入実績はこちら

著者情報　ジャパンメディアシステム

ジャパンメディアシステムは、企業のコミュニケーションを支えるビジュアルコミュニケーションシステム「LiveOn」を提供し、場所や時間に縛られない働き方の実現を目指しています。

Web会議システム LiveOn（ライブオン）は、クラウドアワードなど多数の賞を受賞。高音質・高画質でストレスのないWeb会議を実現をします。今ならWeb会議を無料トライアル実施中！お気軽にお問い合わせください。

14日間無料トライアル

お問い合わせ・資料請求

Web会議の選定ポイントカテゴリーその他のページ

「Web会議の選定ポイント」 TOPに戻る

「Web会議システムの選び方と5つのポイント！テレビ会議を選ぶ際との違い」のページです。Web会議・テレビ会議システムならLiveOn（ライブオン）。クラウドアワードなど多数の賞を受賞。高音質・高画質でストレスのないWeb会議を実現。今ならWeb会議を無料トライアル実施中！お気軽にお問い合わせください。