無料のWeb会議システムはセキュリティなどにリスクあり！注意点を有料Web会議システムとの比較とともに解説

企業にとって、情報漏えいが大きなセキュリティ脅威となっています。Web会議はインターネット回線を利用して行うため、機密性の高い情報を扱うビジネスシーンでの利用においてはセキュリティ対策が非常に重要です。

Web会議におけるセキュリティの最も重要な点は、Web会議上でやり取りする音声や映像、資料などが暗号化されていているかという点です。有料のWeb会議システムでは、Web会議上でやり取りするデータにSSLやAESによる暗号化がなされているので、安全性の高い通信が可能となります。それに対し無料ツールはビジネスシーンでの利用を想定していないため、セキュリティ対策が不十分だったり、その内容や質も不透明な場合が多くあります。

続いては通信方式の違いです。無料ツールと有料のWeb会議システムはその通信方式が大きく異なります。

• 有料Web会議システム：セキュリティが担保された専用サーバを介しての通信
• 無料ツール：その多くがP2P（ピアツーピア）通信で、サーバを介さず端末同士の直接通信

無料ツールはもともと個人単位の1対1での利用を想定して提供されています。そのため、1対1の利用では問題がなくても、複数拠点を接続すると途端に音が途切れてしまったり映像が固まってしまったりするケースが多々あります。無料ツールなので、当然サービス品質や安定性は一切保障されていません。正確に情報を共有し、積極的な議論が求められるビジネスシーンの会議の場においてそういったことが発生すると、業務に支障をきたしてしまいます。

それに対し、有料のWeb会議システムは法人向けに開発・提供されているサービスなので、多拠点を接続しても安定した品質を維持できるよう開発・設計されています。また、定期的に製品のバージョンアップや改善も行われており、常に最新の製品を利用することができます。

こういったことから、安定したパフォーマンスと確実性が要求されるビジネスシーンにおいては、品質の安定性と信頼性が担保されている有料のWeb会議システムが最適です。

ビジネスシーンにおいては、会議や打ち合わせの資料を共有したり、画像に書き込みをしたり、様々な機能を使って効率的かつ有意義に会議を進める必要があります。しかし、無料ツールは個人間のやり取りを前提としているため、音声・映像のやり取りと最低限の機能しか搭載されておらず、機能的に不十分なケースがほとんどです。
さらに、取引先の方をWeb会議に招待して打ち合わせをしたり、研修を配信したりといった会議以外の用途への拡張性も乏しく、利用用途も限定的となってしまいます。

Web会議システムをより有効に活用しようと思えば、拡張性や他サービスとの連携に優れた有料のWeb会議システムが適しているといえます。

安心して製品を使うために必要なことはなんでしょうか。それはトラブルや不具合があった際にすぐにサポートしてもらえるというサポート体制ではないでしょうか。無料ツールの場合、サポート窓口などが設けられていないので、使っている最中に何か不具合があってもサポートしてもらえず、自力で解決するしかありません。もし会議の最中に問題が発生し、それが解決できなければ会議が中止になる、といったリスクもあります。

有料のWeb会議システムの場合は、困ったことがあればサポート窓口や営業担当者に連絡をすればその場で解決することができます。また、操作マニュアルなどもメーカーからきちんと提供されているので、社内での展開や運用も非常にスムーズです。このように有料のWeb会議システムは、利用する側も管理する側も安心して使うことができるというメリットがあります。

最近ではテレワークが普及したことにより、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務など働く場所が多様化しています。Web会議システムはインターネット回線があればどこからでも接続ができるため、オフィス以外の場所から接続してWeb会議に参加することも増えています。それ自体はとても利便性が高く、Web会議システムのメリットでもありますが、その際にはセキュリティ対策に注意する必要があります。
周囲に人がいる状況でWeb会議に参加する場合は、機密情報を含む会話は行わない、具体的な社名などは口に出さないといった点に注意する必要があります。また、外出先で接続する際は個室ブースや貸会議室などを利用するといったルールも決めておくと安心です。