Web会議・テレビ会議システムのサポート体制、安心して利用するために確認すべき選定ポイント

Web会議システムには、無料で使えるツールもたくさんあります。無料で使えるという気軽さとメリットがある反面、サポート体制という面では、無料ツールには当然しっかりとしたサポートはありません。うまく接続ができない・操作がわからない、といったトラブルがあった際に問い合わせるところがない場合がほとんどです。また、無料ツールは海外企業が提供している場合も多く、サポート受付がメールのみだったり、回答まで数日以上かかったりすることも多々あります。

それに対して有料版のWeb会議システムは、法人向け・ビジネス向けに特化して提供されている製品ですので、充実したサポート体制が提供されています。まず、導入にあたっては営業担当が機能の説明や運用相談を行うので、事前に製品が自社の運用要件や要望を満たしているかを確認することができます。そして、専用のサポート窓口が設けられている場合がほとんどなので、導入後も何かあればすぐにそちらに相談することができます。さらに、操作マニュアルやトラブルシューティングなど、スムーズな運用を手助けするツールも充実しています。このように、導入前の運用相談から導入後のフォローに至るまで、充実したサポート体制があるのが有料版のWeb会議システムのサポート体制の特長です。

Web会議システムは、会議や商談などビジネスにおける重要な場面で使われるツールです。そのようなツールだからこそ、いざという時に頼れるサポート体制が欠かせません。もちろん、トラブルもなく簡単に使える製品であることがベストではありますが、もうすぐ大事な会議が始まってしまう！というタイミングで何かトラブルがあった際、すぐに解決できなければ会議を開催できなかったり会議の進行を妨げてしまったりする可能性があります。無料のツールの場合はそういった急なサポートには対応ができず、何かトラブルがあっても自力で解決するしかありません。トラブル解決のために無駄な時間を取られてしまうだけでなく、それにより機会損失が生まれてしまうリスクもあります。

れに対して有料版のWeb会議システムであれば、専用のサポート窓口に連絡すればすぐにサポートをしてもらうことができます。ビジネスの重要なシーンで使うWeb会議システムだからこそ、いつでも安心して利用できるサポート体制がある有料版のWeb会議システムを利用することがおすすめです。

無料のWeb会議ツールはリスクあり！ビジネスに適した有料Web会議システムとの比較

有料版のWeb会議システムの中には海外製品もたくさんあります。海外製品の場合、ITベンダーなどの販売代理店がその製品を販売していますが、販売店もその製品を取り扱っているだけなので、操作方法やトラブルなどの問い合わせをしてもすぐに明確な回答をすることができません。販売店からメーカーに問い合わせをする必要があるため、回答までに時間が掛かってしまい、迅速なサポートが難しくなります。
また、24時間365日のサポート窓口を設けている場合であっても、窓口を外部のコールセンターへ委託している場合もあります。その場合、ITやパソコンの知識を必要とする専門的なサポート内容となると、コールンセンターのスタッフでは満足なサポートができない可能性もあります。

そのため、Web会議システムのサポート体制を確認するうえにおいては、メーカーが直接サポートを行ってくれるのか、という点が非常に重要です。開発元のメーカーにサポート窓口があれば、何かあった時も迅速なサポートを受けることができ、安心してWeb会議を利用することができます。

Web会議システムはパソコンから接続して使う場合がほとんどです。基本的にはブラウザから簡単に接続・操作ができるのがWeb会議システムの特長ですが、パソコンを使う以上、思いがけないアップデートや設定変更などが知らない間に行われていた場合、いつも使っているWeb会議にうまく接続ができない、といったトラブルが発生することがあります。
メールや電話での対応で解決できる場合がほとんどですが、稀にパソコンの設定を確認・変更する必要がある場合もあります。そういった際にリモートサポートを行ってもらえるかどうかもサポート体制を確認するうえで重要なポイントとなります。
リモートサポートを行ってもらえる場合、遠隔でパソコンの設定変更などを行ってもらえるので、パソコンやITリテラシーに不安がある場合でも安心して任せることができます。メールや電話で何度もやり取りをする手間を省くことができるので、運用担当者にとっても大きなメリットがあります。
また、電話やメール、リモートサポートでも解決しない場合や現地での対応が必要な場合に、営業担当やサポート担当者によるオンサイトサポートがあるかどうかも確認しておくとなお安心です。

Web会議システムのサポートは導入前から始まっています。Web会議をスムーズに運用するためには、どのような用途で使いたいのか、IDや会議室をどのように運用したいのかなど、導入前にある程度検討しておく必要があります。LiveOnは大手企業、官公庁、金融機関、教育機関をはじめとして、あらゆる業種・さまざまな規模の導入実績があるので、これまでの豊富な運用実績をもとに営業担当がお客様に最適な運用方法などをご提案します。また、社内に展開する際にはユーザー向けの操作説明会なども実施しており、導入前のサポートも万全です。このように導入前にしっかりと運用サポートを行うため、導入後に問い合わせやトラブルも非常に少なくなります。Web会議の担当部署や窓口担当者に大きな負荷が掛かることはなく、非常に手離れが良くスムーズに展開することができます。