オンライン打ち合わせ（Web会議）のメリットや注意点を徹底解説！

以前のオンライン打ち合わせのツールといえば、会議室に高額な専用機器を設置するテレビ会議システムが主流であり、あくまでも社内の拠点間を繋いで会議を行うためのもの、という位置づけでした。しかし、今では社内の会議に限らず、担当者間の気軽なミーティングから顧客との打ち合わせや商談まで、幅広くオンライン打ち合わせが行われています。その普及の背景にはどういった要素があるのでしょうか。

まず、オンライン打ち合わせ普及の背景として、Web会議システムや接続するための端末のスペック向上、インターネット回線の高速化など、オンライン打ち合わせを行うための環境が大きく進化したことが挙げられます。

専用機器を必要とするテレビ会議システムから、パソコンやスマートデバイスで手軽に利用ができるWeb会議システムが主流になったことで、誰でも簡単にオンライン打ち合わせが行える環境になりました。そして、インターネット回線の高速化や無線LANの整備といった通信インフラも充実したことで、オンラインでも対面と遜色ない品質で打ち合わせができるようになったことが、オンライン打ち合わせ普及の土台となっています。

インフラ環境の進化、働き方への意識の変化、これらの影響で少しずつ普及していたオンライン打ち合わせですが、それに拍車をかけたのは新型コロナウイルスと言えます。外出や人との接触が大きく制限された環境下において、コミュケーションの手段は大きく様変わりし、一気にオンラインが主流となりました。社内だけでなく社外の顧客とのやり取りも含め、ビジネスのありとあらゆるシーンでオンライン打ち合わせが普及しています。

すっかり当たり前になったオンライン打ち合わせですが、そのメリットはどのようなものがあるのでしょうか。実際にオンライン打ち合わせを行うために必要な準備や注意点・マナーなどと併せてご紹介します。

まずはオンライン打ち合わせのメリットについてです。実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。

オンラインの大きなメリットは、移動時間や移動に伴う交通費などのコストを大きく削減できることにあります。距離に関わらず相手先に移動・訪問することなく、自社のオフィスやサテライトオフィス、自宅などから打ち合わせが行えることはオンライン打ち合わせの大きなメリットといえます。

移動時間が削減できることで、その時間を本来の業務に充てることができるようになります。限られた業務時間を有効に活用できるようになり、業務効率化や生産性向上に繋がります。

それでは、実際にオンライン打ち合わせを行うにはどのような準備が必要なのでしょうか。オンライン打ち合わせの準備や手順についてご紹介します。

まずはオンラインで打ち合わせを行うためのツールを導入する必要があります。オンライン打ち合わせに利用されるツールは、インターネット回線とパソコン、スマートデバイスで接続ができるWeb会議システムが一般的です。

画面上でのやり取りとなるオンライン打ち合わせには、対面での打ち合わせ時とはまた異なる注意点やマナーがあります。オンライン打ち合わせの注意点やマナーについて解説します。

オンライン打ち合わせでは基本的にはカメラはONにし、相手に顔を見せることがビジネスシーンにおいてのマナーです。カメラをONにしていても、目線を合わせない、ずっと下を見ているといった姿も印象が悪くなるため、オンラインであっても対面時と変わらない態度を意識する必要があります。回線状況やカメラの調子が悪いなどやむを得ない事情がある場合は、参加者にその旨を伝えたうえでカメラをOFFにするようにします。

カメラ越しに顔を映す場合、実際よりも顔が暗く映ってしまう場合があります。特にテレワークで自宅から参加する場合は、オフィスよりも照明が暗い場合が多いので注意が必要です。相手に明るい印象を与えるためにも、部屋の照明を明るくしたり、卓上のライトを置いたりするなどの工夫をしましょう。

会議の参加人数や、社内会議なのか取引先との会議なのかなどによって対応は異なりますが、Web会議で最初に発言する際は、社名(社外との会議の場合)、部署名、氏名を伝えることがマナーです。特に参加人数が多い場合や初対面のメンバーが多い場合は、声だけでは誰が発言したかを識別するのが難しい場合があります。部署や氏名を伝えることで、参加者は誰の発言かをスムーズに認識しやすくなります。

複数名がオンライン打ち合わせに参加している場合、参加者それぞれがマイクをONにしていると雑音が入り込んでしまったり、ハウリングの原因になってしまったりする場合があります。基本的には自分が話すときだけマイクをONにし、それ以外はマイクをOFFにしましょう。

Web会議ではマイクの性能やインターネット回線の速度などによって音質や聞こえやすさが大きく変わります。この点はやはり対面での会話とは大きく異なる点です。そのため、Web会議では普段よりも意識してゆっくり、はっきりと話すことが大切です。

Web会議では、会議終了時は相手が退出してから接続を切る方が好ましい場合があります。厳密にマナーとして決まっているわけではありませんが、相手によっては先にWeb会議を切断することを失礼だと感じされる場合もあるので、会議終了後にすぐさま接続を切るのではなく、お互いの様子を見ながら臨機応変に対応しましょう。特に取引先との会議や目上の人との会議の場合はそれを心掛ける方が安心です。

オンライン打ち合わせのツールは、1対1での利用をベースとしているものから大人数でも利用ができるもの、無料のものから有料のものまで、様々な特長を持ったツールがあります。具体的にどのようなポイントで選定・導入すれば良いか、ここでは選定・導入においてのポイントや注意点をご紹介します。

社外の方とオンライン打ち合わせを行うためには、相手にも同じツールに接続してもらう必要があります。そのため、社外の方をワンタイムで招待できる機能を搭載していると便利です。招待できる人数や利用時間に制限がある製品もあるので、事前に確認しておく必要があります。

操作や画面レイアウトがシンプルで、初めての人でも簡単に使いこなせるかどうかもポイントです。製品によっては、事前にアカウント登録や、端末に専用ソフトをインストールする必要がある製品もあります。パソコンやITツールに詳しくない人でも簡単に使いこなせるようなシンプルで使いやすい製品を選ぶことで、スムーズにオンライン打ち合わせを開催することができます。

オンライン打ち合わせでは、画面上での資料の説明や操作、必要に応じて打ち合わせの内容を動画で記録する場合もあります。スムーズに情報共有を行うためにも、必要と想定される機能が搭載されている製品を選ぶことが重要です。

ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」は、日本製・完全自社開発のWeb会議システムです。製品のすべてを日本国内で開発しており、セキュリティ面でも安心してご利用いただくことができます。シンプルなユーザーインターフェイスと直感的な操作性、独自技術による途切れや遅延のないスムーズな音声で、国産製品ならではの使いやすさと高品質を実現しています。

LiveOnの通信データは全て暗号化されており、その暗号化処理には、暗号強度と処理速度に優れた米国政府の次世代標準暗号方式であるAES（Rijndael）を採用しています。機密性の高い情報を扱う会議であっても、安心してご利用していただくことが可能です。

LiveOnは完全自社開発製品であるため、独自のプロトコルを使用しています。万が一、LiveOnの通信データが第三者に盗聴されて暗号を解読されたとしても、該当するプロトコルがわからなければその内容を理解することはできません。

LiveOnのセキュリティ対策　詳細はこちら

オンライン打ち合わせを行う場合、いかに簡単に接続ができるかという点も非常に重要です。特に社外の方と行う場合、操作が複雑でうまく接続できなかったり、時間が掛かってしまったりしてはオンライン打ち合わせのメリットも半減してしまいます。LiveOnなら外部の方をワンタイムユーザーとして招待URLで招待ができ、お客様はメールに記載してあるURLをクリックするだけでLiveOnに接続することができます。事前のインストールや準備が不要で、ワンクリックでオンライン打ち合わせを行うことが可能です。

招待機能　詳細はこちら

LiveOnは、資料共有や画面共有といった基本的な機能はもちろんのこと、それ以外にもオンライン打ち合わせに便利な機能を豊富に搭載しています。例えば遠隔設定変更機能では、議長となる拠点から他参加者の映像や音声の設定を遠隔で確認・変更することができる機能が搭載されています。「音が聞こえない」「映像が映らない」といったトラブルが発生した場合でも、LiveOn越しに遠隔で設定の変更を行えるため、スムーズにオンライン打ち合わせ行うことができます。

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