ペーパーレス会議のメリットとは？～紙を使う会議との比較～

2018/03/01

ペーパーレス化とは、これまで紙で印刷していた書類などをデジタル化してデータとして活用することを指します。
業務効率化やコスト削減の観点から、近年はペーパーレス化に取り組む企業が多くなっています。中でも、会議で使用する資料を印刷せずにデータで閲覧する「ペーパーレス会議」へのニーズが高まっています。ここでは、Web会議システムを活用した「ペーパーレス会議」についてご紹介します。

Web会議システムで実現する「ペーパーレス会議」

遠隔地と会議や打ち合わせをするのに欠かせないWeb会議システム、最近ではその中の機能や付随サービスを利用してWeb会議で行う会議もペーパーレス化できるようになっています。

Web会議システムでは、会議で使用する資料を資料共有機能を使って各拠点と共有しながら会議をするのが一般的です。各拠点では共有されている資料をプロジェクターやモニターに投影して確認したり、スマートフォンやタブレット端末でその資料をダウンロードして閲覧したりすることができるので、わざわざ紙で印刷して配布する必要がありません。専用のペーパーレスツールなどを導入することなく、Web会議システムを活用して「ペーパーレス会議」を実現することが可能です。

印刷不要！事前配布不要！ペーパーレス会議のメリットとは

それでは、具体的にペーパーレス会議には紙を使う会議と比較して、どのようなメリットがあるのでしょうか。

印刷代・紙代・保管代などのコスト削減

ペーパーレス会議の最大のメリットは、印刷代や紙代といったコスト削減効果です。1回に掛かるコストは小額であっても、会議の度に人数分の資料を印刷するコストは軽視できません。会議をペーパーレス化することにより、そういったコストを大幅に削減することができます。また、書類をファイリングして保管する場所が不要となることから、省スペース化にも繋がり保管コストの削減も可能です。

資料準備の業務負荷軽減

資料を大量に印刷したりホッチキス留めをしたり、会議準備のためにたくさんの時間と手間を費やしているケースは多いのではないでしょうか。会議資料をペーパーレス化すれば、これまで費やしていた時間と手間を丸ごと削減することが可能です。資料を準備するための業務負荷を軽減し、業務効率化の実現に繋がります。

会議直前の資料修正やデータ差し替えが可能

印刷した資料の場合、会議直前にミスを見つけたとしても修正して再配布することが難しいケースがほとんどです。ペーパーレス会議だと、その場ですぐにデータを修正し上書きすることが可能であり、常に最新の資料で会議を行うことができます。

ペーパーレス化が進まない理由とは

このようにメリットが多いペーパーレス化ですが、なかなかうまく社内に浸透させることができないケースも多々あります。その原因はどこにあるのでしょうか。

メモが取りづらく、自由度が低い

日常業務や会議において、印刷した紙にメモを取るということが習慣化している人がほとんどです。メモの取りやすさや自由度を比較した場合、やはり電子データよりも紙の資料の方が良いと感じてしまうケースも多くあります。

一覧性・視認性が悪い

ペーパーレス化した場合、資料はパソコンやスマートフォン・タブレット端末などのディスプレイ上で確認する必要があります。そのため、ディスプレイのサイズによってはたくさんの資料を同時に表示することが難しい場合もあります。紙の資料であれば机の上に様々な資料を広げ見比べながら仕事を進めることができるため、一覧性や視認性が優れていると感じられるケースが多く、これがペーパーレス化が進まない原因のひとつになっています。

ITに不慣れな人にとっては利便性が悪い

ペーパーレス化は、それを行うためのソフトウェアを導入したり、スマートフォンやタブレット端末等を利用したりする必要があります。複雑な操作等は必要ないケースがほとんどですが、新しいツールの使い方を覚えたり端末を操作したりすることに関しては最低限のITリテラシーが必要とされます。そのため、ITに不慣れな人にとってはペーパーレス化に抵抗を感じてしまうケースがあります。

社内でペーパーレス化を浸透させるためには、より簡易的で便利に使えるツールを導入するだけではなく、利用者の意識やITリテラシーの向上に努めることも効果的です。

ペーパーレス会議を成功させるためには

いざペーパーレス会議のツールを導入してみたものの、思うようにペーパーレス化ができない・ツールを使いこなせないといった課題を抱えてしまうケースもあります。ペーパーレス会議を成功させるためには、どのようなポイントがあるのでしょうか。失敗事例をもとに、成功させるためのポイントやそのための製品選定のポイントをご紹介します。

ペーパーレス会議の失敗事例

まず、ペーパーレス会議のよくある失敗事例をご紹介します。どういった理由で失敗しているかを知ることで、それを未然に防ぐための運用方法やツール選びを行うことができます。

ペーパーレス会議のツール・端末を使いこなせない

ペーパーレス会議の専用システムを導入した場合、ツールによっては多機能すぎて使いこなせないといったケースがあります。資料のアップ方法やメモの入れ方が難しく、その都度会議の進行が止まってしまいます。

また、ペーパーレス会議システムはスマートフォン・タブレット端末やノートパソコンで利用することが一般的です。日頃使い慣れていない端末の場合、そもそも端末自体を使いこなせないケースもあります。

視認性が低く、資料データを紙で印刷してしまう

これまで紙で印刷していたデータを電子データとして手元のタブレット端末やノートパソコンで閲覧するため、紙に比べるとどうしても視認性が低くなってしまいます。紙で印刷した資料に長年慣れ親しんでいる場合、ペーパーレス会議ツールを導入したとしても結局紙で印刷してしまうケースが多々あります。

Web会議システムと連携ができない

ビジネスシーンでWeb会議システムの利用が一般的となった今、Web会議をしながら遠隔地と資料を共有する機会も非常に増えています。その場合、導入したペーパーレス会議システムがWeb会議システムとうまく連携ができない場合、Web会議上で共有している資料をペーパーレス化することが難しくなってしまいます。

ペーパーレス会議を成功させるためのポイント

ご紹介した失敗事例を踏まえて、ペーパーレス会議を成功させるためのポイントをご紹介します。

すべてをペーパーレス化せず、段階的に導入する

いきなり全ての紙の資料をペーパーレス化してしまうと、運用に手間取ってしまったり、社内で反発が起こってしまったりする可能性があります。そのため、まずは段階的に導入し、利用していく中で問題点を洗い出し、少しずつ運用改善をしていくことをおすすめしています。

重要度の低い小規模な会議から始める

最初のうちは資料のアップに手間取ってしまい、会議の進行に支障が出る可能性もあります。そのため、導入・運用を開始するにあたっては、まずは重要度の低い小規模な会議から始めることをおすすめしています。

操作感や機能が自社の運用に合ったツールを選ぶ

導入にあたっては、ペーパーレス化に必要な要件を洗い出し、それに見合った機能が搭載されている製品を選定します。その際、機能だけでなく、端末の操作感も重要です。見やすく大きなディスプレイであることや、手書きと変わらないタッチでメモができたり、その場ですぐに保存ができたりと、手書きのメモよりも便利に活用することができるツールであれば、失敗せずにペーパーレス化を推進することができます。

ペーパーレス会議システムの選定ポイント

実際に製品を導入するにあたり、のような基準で選定すればよいでしょうか。価格だけでなく、機能や安全性なども考慮して選定する必要があります。

拡張性があるか

ペーパーレス化を段階的に導入していく場合、導入後に利用規模を拡大しようとしたときに対応ができないと、別の製品にリプレイスしなくてはいけなくなってしまいます。最終的にどのくらいの規模で活用するのかを想定しておき、それに対応できる拡張性のある製品を選ぶ必要があります。

自社のWeb会議システムと連携ができるか

Web会議システムを活用している場合、その製品と連携ができるかどうかも重要です。Web会議システムと連携できる製品や、Web会議システムにペーパーレス機能が搭載されている製品もあるので、そういった製品を選ぶことで、遠隔地とのWeb会議であっても問題なくペーパーレス化を行うことができます。

セキュリティが万全か

機密性の高い情報が含まれている資料を扱う場合、導入するペーパーレス会議システムのセキュリティは非常に重要です。特にクラウド型のサービスを利用する場合は、データの暗号化方式やデータの保存方法などをしっかりと確認する必要があります。

会議を効率化する、LiveOnPaperlessとは

「LiveOnPaperless」は、Web会議システムLiveOnの資料共有機能にて共有している情報を手元のスマートフォン・タブレット端末でダウンロードし閲覧できるサービスです。LiveOnと組み合わせてご利用いただくことで、離れた拠点同士のWeb会議であってもペーパーレス化を実現することができます。

会議を効率化し短縮する2つの方法とは
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手元のタブレット・スマートフォン端末でWeb会議上の資料を閲覧

従来であれば、Web会議上で共有されている資料はプロジェクターやモニターに表示し、会議参加者は画面を見るもしくは印刷して配布されている紙の資料を見る、という形でした。画面から遠い席に座っている参加者は表示されている資料が見にくかったり、遠隔地の拠点には事前に資料を送っておく必要があったり、といった不便さもありました。

「LiveOnPaperless」を利用すれば、Web会議に参加している参加者は、それぞれの手元のスマートフォンやタブレット端末でLiveOnの資料共有で共有されている会議資料を確認することができるようになります。わざわざ紙の資料を準備する必要がありません。また、手元の端末で資料が確認できるので、遠くの画面を見る必要もなくなります。