Web会議システムで株主総会をリアルタイム配信！

株主総会といえば、ホテルなどの大きな会場に株主を集めて実施する形式が一般的でしたが、最近ではWeb会議システムを使って株主総会をWebでリアルタイム配信する企業が増えています。Web会議を活用した株主総会の配信にはどのような方法とメリットがあるのでしょうか。

Web会議システムで株主総会を配信することで、これまでの株主総会の実施においてで抱えていた様々な課題を解決することができます。また、自社の課題解決だけでなく、株主の利便性向上などにも繋がることも大きなメリットです。

多くの株主を持つ企業の場合、株主総会のためにホテルなどの広い会場を手配する必要があります。Web会議システムで株主総会の配信を行うことで、会場に来場せずに自宅からWeb会議越しに参加する株主も増えるため、会場の規模を抑えることができます。会場確保の手間やコストが大きく掛かっている場合、Web会議システムで配信を行うことでそれらを削減することが可能です。

インフルエンザや新型コロナウイルスの感染拡大など、株主総会の実施時期に予期せぬ事態が起こる可能性もあります。

混雑している公共交通機関の利用やたくさんの人が集まる場所に行くことを避ける必要が出てくれば、株主総会の実施自体が難しくなります。また、実施したとしてもそこで参加者に感染が拡大するリスクもあるため、パンデミック対策、リスク回避対策としてもWeb会議による株抜総会の配信は非常に有効な手段です。

それでは、具体的にはどういった方法で株主総会をWeb会議システムで配信できるのでしょうか。

まず、Web会議での配信を傍聴するためには、参加者にそのWeb会議システムにアクセスをしてもらう必要があります。アクセスするための環境や準備物としては、インターネット回線とパソコン・スマートフォン・タブレット端末があれば可能です。次に、対象となる参加者にWeb会議システムにアクセスするためのURLなどの情報を提供します。株主総会のような大規模イベントの場合、ワンタイムパスワードなどを利用して接続する場合がほとんどです。Web会議で株主総会に参加する参加者は、主催者から送られてきたURLをクリックすることでその配信にアクセスすることができるようになります。

株主総会の開催・実施については、会社法において実施に関する規定があるイベントとなっています。そのため、Web会議を活用して株主総会を配信することに関しては、実施ガイドなどは経済産業省より実施ガイド(案)は公開されているものの、現行の会社法下においては解釈上難しい面があるとの見解が示されています。一例として、例えばWeb会議によって配信された株主総会にアクセスすることを「出席」と認めるかどうか、議決権の扱いをどうするか、などが挙げられます。

また、バーチャル出席を認める場合には、インターネット等の手段を活用するため、サイバー攻撃や大規模障害等による通信手段の不具合が発生する可能性が考えられます。Web会議システムなどを活用して株主総会を配信する場合、開催場所と株主との間で情報伝達の双方向性と即時性が確保されていることが必要とされていることから、会社側の通信障害について、予め対策を行うことが必要です。こういった点から、Web会議システムを活用して株主総会を配信する場合、自社の責任において、事前に実施のガイドラインや規定などを確認、環境の整備などを整える必要があります。

ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」は、株主総会などの大規模イベントの配信にも対応できるWeb会議システムです。株主総会のように多数の参加者が接続するような場合でも、独自のデータ圧縮技術を搭載しているLiveOnなら音声の途切れや遅延がなく安定した通信で配信を行えます。

株主総会の場合、社員ではない株主の方が株主総会を配信しているWeb会議にアクセスする必要があります。

LiveOnには外部の方を招待するためのURLを発行できる招待機能を標準搭載しています。招待機能を活用すれば、自社で使用しているID、パスワードを開示することなく、Web会議上で配信する株主総会に外部の株主を招待することができるようになります。

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