出張費・出張コストを削減！Web会議で得られる「コスト削減」効果

2018/03/05

会議や研修をひとつの場所に集まって実施すると、そのたびに交通費や宿泊費といった出張経費・人件費など多くの費用が掛かってしまいます。Web会議システムであれば、場所を選ばずどこからでも簡単に接続ができるため、会議や研修のために遠隔地へ移動する必要がありません。
ここでは、Web会議システムを導入することによって得られるコスト削減効果についてご紹介します。

具体的にはどれくらい？出張費とWeb会議導入費用を徹底比較！

経費削減はどの企業にとっても取り組むべき課題であり、全国に拠点を持つ企業であればあるほど、出張に伴う交通費や宿泊費といった費用が大きな負担となります。

その課題を解決できるのが、「Web会議システム」です。Web会議システムはインターネット回線とPC・スマートフォン/タブレット端末を用いて接続し、遠隔地とやり取りができる仕組みです。Web会議システムを導入すれば、これまでのように会議や研修のために出張をしてひとつの場所に集まる必要がありません。参加メンバーは自分の拠点にいながら、本社で開催される会議や研修に参加することができます。それにより、出張に伴う交通費や宿泊費の大幅な削減を行うことが可能です。

このようにWeb会議システムの導入はコスト削減に直結することから、企業にとっては大きなメリットになります。

それでは、実際にWeb会議システムを導入した場合、どれくらいのコスト削減が可能なのでしょうか。
ここではWeb会議システム「LiveOn」の導入・運用費用と、東京・大阪・福岡に拠点を持つ企業が東京本社に集まって月2回会議を行う場合を例に挙げ、それをWeb会議に置き換えることでどれくらいコスト削減効果があるのかをご紹介します。

これまで会議に掛かっていたコストとLiveOn導入に掛かるコストの差は一目瞭然です。拠点数が多い企業ほど、Web会議システム導入のコストメリットを享受することができます。もちろん海外とも接続が可能なので、海外出張を減らした場合はさらに大きなコスト削減も可能です。

【算出条件】

■東京本社に、大阪・福岡から一人ずつ、月に2回出張を行う

出張費用：	東京－大阪間約35,000円/1回（往復交通費（新幹線）約25,000円＋宿泊費約10,000円）東京－福岡間約40,000円/1回（往復交通費（飛行機）約30,000円＋宿泊費約10,000円）

■LiveOn（ASP版）を東京、大阪、福岡の3拠点に導入

LiveOnの価格・プラン

対面の会議とWeb会議の併用でもコスト削減効果あり

Web会議システムを導入することで大きなコスト削減効果を得ることができますが、やはりFace to Faceに勝るコミュニケーションはありません。微妙なニュアンスや空気感など、同じ空間で顔を合わせているからこそ伝わる情報があるのも事実です。企業によっては、Face to Faceの文化やコミュニケーションを重んじている場合もあります。

そういった場合、全ての会議をWeb会議に置き換えるのではなく、期首や期末といった節目となるタイミングの会議などは対面で行い、それ以外の定例会議などはWeb会議で行う、という運用を行う企業も多くあります。
全体の一部をWeb会議にするだけでも出張回数が減少するので、コスト削減効果を十分に得ることができます。

最初から全ての会議をWeb会議に置き換えるのではなく、実際に顔を合わせて行う会議とWeb会議とをうまく併用することで、社内のコミュニケーションや情報共有の質を落とさずにコスト削減も実現することが可能です。