Web会議とは？🔰 － はじめてのWeb会議入門 －

「Web会議」とは、遠隔拠点とインターネットを通じて映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールのことを指します。みなさんは「会議システム」と聞いて、どのようなイメージを抱いているでしょうか？

かつては大型の専用機器が必要でコストが非常に掛かり、使用場所も限定されているイメージがありました。ですが、今ではブロードバンド回線の普及により大きく変化し、インターネット回線とパソコンを使用して場所を選ばずに手軽に利用出来る「Web会議」が一般的となっています。

資料共有や動画配信といった多彩な機能を搭載しており、会議だけではない幅広い利用シーンに対応できるのが「Web会議」です。

Web会議とテレビ会議の比較やそれぞれのメリット・デメリット

Web会議システムは、「リモート会議」と呼ばれるツールに当てはまります。リモート会議とは、電話回線やインターネット回線を用いてオンライン上で会議を行う仕組みのことを指します。リモート会議のツールには、Web会議、テレビ会議、電話会議の主に3つの種類があります。それぞれどのような特徴があるのでしょうか。

テレビ会議システムが専用機器・専用回線を必要とするのに対し、Web会議システムは既存のパソコンやスマートフォン・タブレット端末とインターネット回線があれば利用可能です。そのため、利用場所が会議室などに限定されず、どこからでも接続ができる点が大きな違いです。

画面共有（資料共有）

これは各種資料（Microsoft Officeファイル、PDFファイル、Webページなど）をWeb会議の参加者と同じ画面上で共有できる機能です。ページの同期や描画機能も搭載されており、遠隔地との画面越しのWeb会議であってもスムーズに情報共有を行うことができます。

また、資料を閲覧するだけでなく、パソコンのデスクトップを画面ごと共有したり、相手が共有しているアプリケーションをWeb会議越しに遠隔操作したりすることができる画面共有(デスクトップ共有)もあります。

画面共有のメリット

ホワイトボード

ホワイトボード機能は、物理的なホワイトボードと同様に、フリーハンドやペンタブレットなどでの文字や図の記入、画像の読み込みなどが可能な機能です。言葉や文字では伝えにくい情報を視覚化し、わかりやすく伝えることができるようになります。

ホワイトボードの活用シーンとメリット
ホワイトボード機能でリアルタイムに議事録を作成しよう

メディア再生

メディア再生機能は、Web会議上でAVI、WMVなどの映像ファイルや音声ファイルを他の参加者へリアルタイムに配信することができる機能です。会議だけでなく研修やセミナー、イベント配信などの用途でもWeb会議システムを活用することができます。

録音録画

録音録画機能は、Web会議でやり取りしている様子を動画として保存することができる機能です。議事録の代わりに会議の様子を動画で残しておけば、欠席したメンバーも会議の様子をそのまま把握することができます。それ以外にも、研修の様子を録音録画しておくことで、後から復習のために活用したり教材として編集したりと、多岐に渡って活用が可能です。

録音録画機能の便利な活用シーンとメリット

アンケート

アンケート機能は、Web会議の参加者に対し質問やアンケートを発行することができる機能です。投票の結果は、集計画面にリアルタイムで反映されるので、賛成反対の意見収集、研修の理解度の測定、Webセミナーの満足度調査などでも活用することができます。

ウェビナー（Webセミナー）とは？

セキュリティ対策

Web会議のセキュリティ対策で最も重要なのは、通信データが暗号化されているかどうかという点です。Web会議では音声・映像のデータだけでなく、機密性の高い資料なども共有することから、通信データがきちんと暗号化されていることで安全性の高い通信を行うことができます。暗号化のプロトコルとしては、SSLやAESによる暗号化があります。これらは強固な暗号化方式として知られているので、これらの暗号化方式が採用されているWeb会議システムがおすすめです。

セキュリティ対策と注意点

■音声・映像品質が高いこと

無料ツールはもともと個人単位での利用を想定して提供されています。そのため、1対1の利用では問題がなくても、複数拠点を接続すると音が途切れてしまったり映像が固まってしまったりするケースが多々あります。正確に情報を共有し、積極的な議論が求められるビジネスシーンの会議の場においてそういったことが発生すると、業務に支障をきたしてしまいます。それに対し、有料のWeb会議システムは法人向けに開発・提供されているサービスなので、多拠点を接続しても安定した品質を維持できるよう開発・設計されています。また、定期的に製品のバージョンアップや改善も行われており、常に最新の製品を利用することができます。こういったことから、安定したパフォーマンスと確実性が要求されるビジネスシーンにおいては、品質の安定性と信頼性が担保されている有料のWeb会議システムが最適です。

■セキュリティ対策が万全であること

Web会議はインターネット回線を利用して行うため、機密性の高い情報を扱うビジネスシーンでの利用においてはセキュリティ対策が非常に重要です。Web会議におけるセキュリティの最も重要な点は、Web会議上でやり取りする音声や映像、資料などが暗号化されていているかという点です。ビジネス向けのWeb会議システムでは、Web会議上でやり取りするデータにSSLやAESによる暗号化がなされているので、安全性の高い通信が可能となります。選定の際には、しっかりとセキュリティ対策が行われているかをチェックすることが大切です。

■さまざまな用途に展開できる機能が搭載されていること

Web会議の利用用途はいまや会議だけにとどまらず、研修やイベント配信、オンライン商談など多岐に渡ります。そのため、さまざまな用途に対応できる豊富な機能が搭載されているかどうかもポイントです。豊富な機能を搭載しており、拡張性や他サービスとの連携に優れたWeb会議システムが適しているといえます。

■操作性が良く、誰でも簡単に使えること

Web会議は社内だけでなくオンライン商談などで取引先と利用する機会もあるため、誰でも簡単に使える操作性が必要です。専用ソフトのインストールが必要なく簡単に接続がで、画面のレイアウトもシンプルでわかりやすいものがおすすめです。

■サポート体制が充実していること

安心して製品を使うために必要なことは、トラブルや不具合があった際にすぐにサポートしてもらえるというサポート体制があることです。無料ツールや海外製品の場合、サポート窓口などが設けられていないので、何か不具合があってもサポートしてもらえず、自力で解決するしかないケースがほとんどです。もし会議の最中に問題が発生し、それが解決できなければ会議が中止になる、といったリスクもあります。
サポート体制が充実しているWeb会議システムの場合は、困ったことがあればサポート窓口や営業担当者に連絡をすればその場で解決することができます。また、操作マニュアルなどもメーカーからきちんと提供されているので、社内での展開や運用も非常にスムーズです。利用する側も管理する側も安心して使うことができるというメリットがあります。

数多くの製品が存在するWeb会議システムですが、ビジネスシーンでの利用においては、セキュリティや品質面だけでなく、サポート面も充実している有料版の製品がおすすめです。