働き方改革を推進するWeb会議×チャット活用術

働き方改革によって長時間労働の是正や多様な働き方が積極的に進められる中で、注目されているITツールがWeb会議システムやチャットといったコミュニケーションツールです。これらは社内コミュニケーションの活性化や情報共有の迅速化に大きく役立つツールであり、生産性の向上や業務効率化を目的としてWeb会議とチャットツールを組みわせて働き方改革に取り組む企業が増えています。

プライベートでは馴染みのある方も多いチャットですが、ビジネスシーンで使われるチャットツールはどのようなものなのでしょうか。ここでは押さえておきたい基本機能とメリットをご紹介します。

チャットツールの基本となる機能です。文字やスタンプなどを用いて、会話するように手軽に文字でコミュニケーションを取ることができます。グループを作成することで複数名でもチャットができることに加え、メールのように宛先の選択や署名などを必要としないため、素早く手軽にメッセージを送ることができます。ほとんどのビジネスチャットはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも利用することができるので、場所や時間を問わず利用できる利便性の高さがあります。

文字のやり取りだけでなく、チャットツール上でファイルを送信することもできます。業務で使うビジネスチャットの場合、WordやExcelなどの資料のやり取りが頻繁にあるので、チャット上でこういった資料の送付が行える機能が搭載されている場合がほとんどです。資料以外にも、動画や画像などの送受信も可能です。ビジネス用のチャットツールの場合はセキュリティ対策もしっかりと施されているので、重要な資料でも安心してやり取りをすることができます。

文字だけのやり取りでは不足がある場合は、チャットからWeb会議システムなどのビデオ通話を呼び出すことが可能な機能もあります。顔を見ながら対面でやり取りができるので、より密なコミュニケーションを取ることができます。Web会議システムに搭載されているチャット機能を利用すれば、チャットのグループトークからそのままメンバーをWeb会議に召集することができ、簡単に会議や打ち合わせを開催することができるようになります。

ビジネスシーンにおけるチャットツールのメリットは、なんといってもその手軽さとスピード感です。従来のメールの送受信と違い、チャットツールは送受信に手間が掛かりません。メンバー間のコミュニケーションに掛かる時間を短縮できることで、業務効率化や生産性の向上に繋がりまるというメリットがあります。

また、メールと違い宛名や署名、冒頭のあいさつなどのかしこまったマナーも必要がなく、やり取りしている履歴も画面上で時系列に確認できるので、会話をしているのと同じ感覚でコミュニケーションを取ることができます。それにより、情報共有もスムーズになり、社内のコミュニケーション活性化にも繋がります。

ここでご紹介するWeb会議システム「LiveOn」では、パソコンだけでなくスマートフォン・タブレット端末でも利用できる「LiveOn Messenger」というチャットツールを提供しています。Web会議と連携して利用することができるので、社内の総合的なコミュニケーションツールとして活用することができます。

LiveOnは完全自社開発のWeb会議システムです。独自技術である自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能を搭載しており、どのような環境下であっても安定した品質でご利用いただくことができます。また、資料共有機能やホワイトボード機能をはじめとして、円滑に情報共有を行うための機能が豊富に搭載されています。LiveOnが提供するチャットツールと組み合わせて活用することにより、同じ資料や画像を見ながら打ち合わせができるので、より質の高いコミュニケーションや情報共有を行うことができます。

Web会議システム「LiveOn」とは

「LiveOn Messenger」は、Web会議システム「LiveOn」と連動した、スマートフォン・タブレット端末用の企業向けチャットツールアプリです。アプリケーション上でメンバーのオンライン状況や在席状況が一目で確認でき、いつでも気軽にメッセージの交換やWeb会議への招待が可能です。

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