テレワーク導入による働き方改革を成功させるには

日本の労働人口が減少の一途をたどる中、いかに優秀な人材を確保するか、ということが企業にとっての大きな課題となっています。介護や育児との両立が必要な場合や、ライフスタイルの価値観の多様化などにより、これまでと同じ画一的な働き方だけでは優秀な人材を確保することが難しくなっています。「働き方改革」と銘打って様々な施策が展開される中、働く場所や時間を柔軟に選択できる働き方である「テレワーク」が大きく注目されています。

働き方改革（ワークスタイル変革）とは？「環境にとらわれない働き方」事例

テレワークと呼ばれる働き方には、働く場所によって大きく分けて以下の3つの分類があります。

自宅で仕事をし、会社とはパソコンやインターネット回線、電話等を利用して連絡を取りながら働く働き方

勤務先以外の場所（オフィススペース、専用のサテライトオフィスなど）で仕事をする働き方

営業マンなど、出張中や移動中にパソコンやスマートフォン・タブレット端末等を利用して仕事をする働き方

業界や業務内容によって、テレワークでの業務遂行がスムーズに行える場合とそうでない場合があります。それでは、実際にテレワークを行うのに最適な業種や業務はどのようなものでしょうか。

元々外出や出張が多い営業であれば、その都度オフィスに戻るよりも、テレワークの一種であるモバイルワークで業務を行うのが最適です。出先でパソコンやスマートフォン・タブレット端末を活用して業務を行えば、オフィスに戻る移動時間を削減でき、効率的に営業活動を行うことができます。

テレワークの場合は基本的にオフィス以外の場所で一人で業務を行います。そのため、チームで作り上げるような業務ではなく、最初から最後まで一人で完結することができる業務がテレワークに向いているといえます。テレワークであれば自分のペースで集中して業務ができるので、一人で完結することができる業務であれば生産性の向上も期待できます。

その都度上司の確認や承認が必要な業務の場合、離れた場所で仕事を行うテレワークではスムーズに業務を進められない可能性があります。個人の裁量で進められる業務であれば、テレワーカーは自分のペースと裁量で効率的に業務を遂行することができるので、テレワークでも問題なく業務を遂行することができます。

「いつでも・どこからでも」仕事ができるテレワークの導入は、働き方改革の中でも主要な取り組みとなっています。働き方改革の実現に向けて、一人一人がそれぞれの事情に応じて柔軟な働き方を選択できる制度や環境を整えることは企業にとって非常に重要な施策であるといえます。

それでは、どのようにテレワークを導入していけばいいのでしょうか。勤務体制が大きく変わるため、人事や労務の観点での制度整備、テレワーク実施のためのICT環境の構築、運用のルール作りなど、様々な観点から順序立てて取り組んでいく必要があります。テレワーク導入の大まかな手順や導入を推進する際に必要な体制作りについてご紹介します。

テレワークとは？｜テレワーク導入の課題と解決策とは

テレワークを導入するにあたり、まず重要なことは全体方針を決定しそれを従業員全体に周知することです。導入の目的や得られる効果をしっかりと共有し、全社で協力を得られるようにすることが成功の鍵となります。

続いては実際の実施に向けて、運用のルール作りを行います。具体的には、「実施者」「対象業務」「労務管理」「評価体制」といった具体的な内容を決める必要があります。特に社内の就業規則にテレワークの記載がない場合は、就業規則に追記をするか、別途テレワークの勤務について定めた規程を作成する必要があります。

最後に、テレワークを実際に行うために必要な機器やソフトウェアなどのICT環境の整備を行います。具体的には、テレワーカーが社外で使用するパソコンやスマートフォン・タブレット端末の支給、社内ネットワークに接続するための環境構築、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策、オフィスにいるメンバーとのコミュニケーションツールであるWeb会議システムやチャットツールの導入などがそれにあたります。

テレワークと在宅勤務の違いやテレワーク導入のポイントを解説

テレワーク導入に必要な体制を整え、しっかり準備をして導入したものの、いざやってみるとうまく運用ができない・・・というのもテレワーク導入においてよくありがちなことです。具体的にはどのような失敗や課題があり、その解決策はどのようなものなのでしょうか。

テレワークで一番課題となるのが、テレワーカーとのコミュニケーションをどのように取るかという点です。チャットツールなどの活用で素早くコミュニケーションが取れる反面、文字だけのやり取りでは限界がある場合もあります。実際に顔を合わせて会話をする機会が減ってしまうことで、オフィスにいるスタッフとテレワーカーがコミュニケーション不足になってしまうことがあります。

上司や同僚に相談する必要がなく、個人の裁量のみで進められる業務の場合はテレワークでも支障がありませんが、その都度相談をしたり議論をしたりする必要がある業務の場合、その場にいないことで意思決定や情報共有に支障が出るという課題もあります。

こういった失敗や課題を解決するのに有効なツールが、Web会議システムです。離れた場所にいるメンバーとも顔を見て会話ができるWeb会議システムなら、コミュニケーション不足を解消することができます。また、最近ではオフィスの様子をWeb会議システムで常時接続して空間自体を共有する“バーチャルオフィス”という活用も進んでいます。テレワーカーはいつでもWeb会議越しにオフィスの様子を確認でき、在籍状況も一目でわかるので、話しかけたいときはすぐにオフィスにいるメンバーに声を掛けることができます。

働き方改革の実現に非常に有効なテレワーク、実際に導入している企業はどのような効果を得ているのでしょうか。ここでは実際にテレワークを導入し、働き方改革を実現した事例をご紹介します。

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現するテレワーク、オフィス以外の場所で働く社員が増えれば増えるほど、どこにいてもコミュニケーションが取れる環境を整備する必要があります。たとえば社内の会議やMTGへの参加、日常的な情報共有など、そのために欠かせないツールが「Web会議システム」です。

Web会議システムはインターネット回線とパソコン・スマートフォン/タブレット端末を用いて接続する仕組みです。使用する機器はWebカメラやヘッドセットといった簡易的な機器のみで専用の設備等は必要ありません。そのため自宅・カフェ・サテライトオフィスなどでも簡単に使用することができ、テレワークには最適なツールです。Web会議システムがあれば、どこで仕事をしていても社内で行われる会議や研修などへの参加が可能です。

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