常時接続オフィスとは？拠点間をつなぐ製品比較と導入のポイント

常時接続オフィスとは

常時接続オフィスとは、離れた拠点同士をカメラとディスプレイでつなぎっぱなしにし、まるで同じフロアにいるかのような一体感を作り出す仕組みです。会議の時だけ接続するWeb会議とは異なり、常時映像がつながっている状態を保つことで、雑談や声かけといった偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなります。

似た言葉に「バーチャルオフィス」がありますが、一般的にこちらは、実際のオフィスを持たずに住所や電話番号だけを借りる登記・住所貸しサービスを指すことが多い言葉です。また「レンタルオフィス」は、契約すればすぐ使える物理的な作業スペースを指します。本記事で扱う常時接続オフィスは、どちらとも異なり、既存の拠点同士を映像でつなぐコミュニケーションの仕組みという点に注意してください。情報収集の際にこれらの言葉が混同されていることもあるため、資料請求や比較検討の段階で、自社が求めているのがどの仕組みなのかを整理しておくと、遠回りせずに済みます。

なぜ今、拠点間の「一体感」が課題になっているのか

テレワークの定着にともない、本社から離れた場所に小規模な拠点を置く「サテライトオフィス」を活用する企業が増えています。通勤負担の軽減や、地方在住の人材確保といったメリットがある一方で、拠点が分散するほど、ちょっとした相談や雑談がしづらくなり、孤立感を覚える従業員が出てくるという課題も指摘されています。特に、社員数の少ない拠点ほど、本社の情報や雰囲気が伝わりにくく、疎外感につながりやすい傾向があります。

チャットやメールは非同期のやり取りには向いていますが、「今すぐ聞きたい」「様子を見ながら声をかけたい」という場面には向きません。Web会議も、都度招集する必要があるため、隣の席に声をかけるような気軽さとは異なります。こうしたギャップを埋める手段として、常時接続の仕組みに関心が集まっています。

特に、経験の浅い若手社員や、異動・入社したばかりのメンバーにとって、拠点間の距離は心理的な距離にもつながりやすいものです。分からないことがあってもすぐに聞ける相手が近くにいないと、一人で抱え込んでしまったり、成長のスピードが落ちてしまったりすることもあります。常時接続は、こうした「気軽に聞ける相手が近くにいない」という状況そのものを解消する手段として注目されています。

常時接続を検討する企業に共通する悩み

• 拠点ごとに情報の伝わり方に差が出て、意思決定のスピードにばらつきが生まれる
• テレワーク中の社員が孤立感を抱え、離職につながることがある
• 本社の雰囲気や社風が、遠方の拠点にはなかなか伝わらない
• 些細な相談のために、わざわざWeb会議を設定するのが手間に感じられる

常時接続によって期待できる効果

• 離れた拠点のメンバーとも、同じ空間にいるような一体感が生まれる
• 「ちょっと聞いてもいいですか」という日常的な声かけが増える
• 拠点をまたいだ相談のハードルが下がり、意思決定のスピードが上がる
• 新人や異動者が、離れた拠点の雰囲気にも早くなじみやすくなる
• 常時映像がつながっていることで、防犯・見守りの用途にも活用できる

常時接続を実現する方法の種類

専用ハードウェア型（テレプレゼンス）

大型ディスプレイや専用カメラを使い、等身大に近い映像と自然な視線の交換を再現する方式です。臨場感の高さが強みですが、専用機材の導入が前提になるため、初期投資や設置スペースが必要になります。ソニー系のMUSVIが提供する「窓（MADO）」はこの方式の代表例で、建設業・医療・金融・流通など150社以上の企業・自治体で導入されている実績があります。導入にあたっては専属のコンサルティングを受けながら、拠点の環境に合わせて機器構成を検討していく形が一般的です。

既存のWeb会議システムを活用する方法

普段から使っているWeb会議システムの一部の機能として、常時接続を実現する方式です。専用ハードウェアを新たに揃える必要がなく、パソコンとカメラがあれば始められるため、導入のハードルを抑えやすいのが特徴です。一方で、専用テレプレゼンス機器と比べると、映像の臨場感では及ばない場合があります。すでに社内でWeb会議システムを利用している企業であれば、追加のシステム選定や社内調整の手間を省き、比較的スピーディーに試験導入まで進められる点もメリットです。

2つの方式を比較する

• 専用ハードウェア型：等身大に近い映像・自然な視線交換で臨場感が高い／専用機材の初期投資と設置スペースが必要／代表例は「窓（MADO）」
• Web会議活用型：既存システムの機能として使え、導入のハードルが低い／専用機材と比べると映像の臨場感は劣る場合がある／代表例は「LiveOn Meet」のバーチャルオフィス機能

どちらが優れているというより、拠点の規模や予算、どこまでの臨場感を求めるかによって向き不向きが分かれます。大規模な拠点間を高い臨場感でつなぎたい場合は専用ハードウェア型、まずは手軽に始めたい場合はWeb会議活用型、という住み分けで検討するとよいでしょう。予算をかけて本格的な一体感を演出したい拠点と、まずは試験的に効果を確かめたい拠点が社内に混在している場合は、両方式を使い分けるという選択肢もあります。

製品選びで確認したいポイント

• 専用ハードウェアが必要か、既存の設備で始められるか
• 接続する拠点数や人数に応じて、無理なく費用を見積もれるか（従量課金か定額制か）
• チャットやアプリ共有など、雑談以外のコミュニケーション機能もあわせて使えるか
• 通信が瞬断した際に、自動で再接続する仕組みがあるか
• オンプレミス対応など、社内ネットワークのポリシーに合わせた導入ができるか

具体例に見る常時接続機能 ―「LiveOn Meet」

「LiveOn Meet」のバーチャルオフィス機能は、既存のWeb会議システムを活用して拠点間・フロア間・在宅勤務者をシームレスに接続する仕組みです。専用ハードウェアの新規導入を必要とせず、同時接続数に応じたライセンス制・定額制で利用できるため、従量課金を気にせず使い続けられます。

チャットや個別メッセージ、アプリ共有、ホワイトボードといったコミュニケーション機能もあわせて使えるほか、クラウド録画システムと連携すれば防犯用途にも対応できます。通信が瞬断した際に自動で再接続する機能も備えており、つなぎっぱなしにする運用でも安心して使いやすい設計です。クラウド版に加えて、閉域網やLGWAN環境に対応したオンプレミス版も用意されています。

料金体系は、接続する人数分をその都度カウントする従量課金ではなく、同時接続数をベースにしたライセンス制・定額制です。何時間つなぎっぱなしにしても追加費用を気にする必要がないため、常時接続という使い方そのものと相性のよい料金設計になっています。すでに社内でLiveOnシリーズのWeb会議を利用している企業であれば、新たに機材を揃えることなく、既存の環境の延長で常時接続を試せる点も導入のハードルを下げています。

活用シーン

• 本社と地方拠点・サテライトオフィスをつなぎ、一体感のある働き方を実現する
• テレワーク中の従業員のデスクと、オフィスの島をつなぎ、気軽に声をかけられる環境を作る
• 全国に営業所を持つ企業が、拠点間の情報格差を減らす
• 小規模拠点の従業員が孤立感を抱かないよう、本社側の雰囲気を常時共有する
• 本社機能を持たない小規模拠点で、経営層や管理部門とのコミュニケーション頻度を高める
• 新卒・中途入社したメンバーが、離れた拠点の先輩にも気軽に質問できる環境を整える

導入の進め方

• 現状把握：どの拠点間で情報格差や孤立感といった課題が起きているかを洗い出す
• 試験導入：課題が大きい一部の拠点・チーム間から、既存のWeb会議システムを使って試してみる
• 運用ルールの整備：カメラの向きや接続時間帯、オフにできるタイミングなどを従業員と話し合って決める
• 効果測定：一体感やコミュニケーション量の変化を、アンケートなどで振り返る
• 本格展開：試験導入で得られた知見をもとに、他拠点へ展開する

導入時に押さえておきたい注意点

常時つながっている状態は便利な一方で、「常に見られている」という圧迫感につながらないよう配慮も必要です。カメラの向きや映る範囲、接続をオフにできるタイミングなど、運用ルールをあらかじめ従業員と共有しておくと、無理なく定着させやすくなります。特に導入初期は、目的やメリットをきちんと説明しないまま接続を始めてしまうと、「監視されているようだ」という不安につながりやすいため、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

また、実際に効果を感じられるかどうかは拠点の人数や業務内容によっても変わるため、いきなり全拠点に導入するのではなく、一部の拠点やチームから試験的に始め、運用上の課題を洗い出しながら展開範囲を広げていく進め方をおすすめします。通信環境が不安定な拠点がある場合は、事前に接続テストを行い、実際の使用感を確認しておくと安心です。

よくある質問

バーチャルオフィスとレンタルオフィスは何が違いますか

レンタルオフィスは契約すればすぐ使える物理的な作業スペースを指します。本記事で扱う常時接続の仕組みは、すでにある拠点同士を映像でつなぐコミュニケーション手段であり、物理的な作業スペースの貸し出しとは異なります。

専用の機材を用意する必要がありますか

テレプレゼンス方式の場合は専用ディスプレイやカメラが必要になりますが、既存のWeb会議システムを活用する方式であれば、パソコンとカメラ・マイクがあれば導入できるケースが一般的です。

小規模な拠点でも導入できますか

拠点の規模にかかわらず導入できるケースが一般的です。まずは孤立感を感じやすい小規模拠点や、テレワーク中の従業員から試験的に始めるとよいでしょう。人数が少ない拠点ほど、常時接続による一体感づくりの効果を実感しやすいという声もあります。

常時つながっていることに抵抗を感じる従業員がいる場合はどうすればよいですか

接続のオン・オフを従業員自身が調整できる仕組みや、休憩時間帯は接続を切るといった運用ルールをあらかじめ決めておくことで、抵抗感を抑えやすくなります。導入の目的をきちんと説明し、監視ではなく一体感づくりのための仕組みであることを伝えることも大切です。

海外拠点とも常時接続できますか

インターネット環境があれば、国内外を問わず接続できます。ただし、拠点間の時差によっては、常時つなぎっぱなしにする時間帯を業務時間が重なる範囲に限定するなど、運用面での工夫が必要になります。通信環境が国や地域によって異なる場合もあるため、事前に接続テストを行っておくと安心です。

既存のWeb会議システムをそのまま使えますか

利用しているシステムが常時接続の機能を備えているかどうかによります。対応していない場合は、常時接続機能を持つシステムへの切り替えや、対応する機能の追加が必要になるため、事前に提供元へ確認しておくとよいでしょう。乗り換えを検討する際は、既存の運用ルールやアカウント管理をどこまで引き継げるかもあわせて確認しておくと、移行がスムーズになります。

まとめ

拠点が分散するほど、離れたメンバーとの一体感をどう保つかが課題になります。常時接続は、専用ハードウェア型と、既存のWeb会議システムを活用する方法があり、それぞれ臨場感と導入のしやすさのバランスが異なります。「LiveOn Meet」のように、既存のWeb会議基盤を活かして始められる方式であれば、まずは一部の拠点から気軽に試すことができます。自社の拠点構成や予算に合わせて、無理のない方法から検討してみてはいかがでしょうか。導入のご相談は、お問い合わせ・資料請求ページから承っています。