ビジネスチャットのセキュリティリスクとは？官公庁・金融機関も選ぶ安全なツールの条件

なぜ今、ビジネスチャットのセキュリティが問われているのか

なりすまし詐欺の被害拡大

近年、なりすましメールやビジネスチャットを起点にした不正送金詐欺の被害が拡大しています。取引先や社内の上長になりすましたメッセージによって、担当者が誤って送金や情報提供をしてしまうケースが、上場企業を含む複数の組織で報告されており、被害額が数千万円から十数億円規模に及ぶ事例も出てきています。

情報漏洩・シャドーITのリスク

会社として管理していない個人利用のチャットアプリを業務で使ってしまう「シャドーIT」も、情報漏洩の温床になりやすいリスクです。操作性やスピードを優先して私的なアプリを使い続けてしまうと、会社としてログを把握できず、情報がどこに流出したのかを追跡できないという事態にもつながりかねません。

テレワーク普及によるコミュニケーション経路の拡大

テレワークやハイブリッドワークが定着したことで、メール・チャット・Web会議など、社内外とやり取りする経路そのものが増えています。経路が増えるほど、なりすましや誤送信が発生しうる接点も広がるため、ビジネスチャットについても他のツールと同じように、セキュリティ面の要件を見直す動きが強まっています。

ビジネスチャット導入によるメリット

セキュリティリスクへの対応が必要になる一方で、ビジネスチャットそのものは、業務効率化やコミュニケーション活性化に大きく貢献するツールでもあります。

• メールに比べて気軽でスピーディーなやり取りができる
• 部署や案件ごとにグループを作り、情報を整理しやすい
• ファイル共有や検索機能により、過去のやり取りを振り返りやすい
• スマートフォンアプリを使えば、外出先や在宅勤務でもすぐに連絡が取れる

ビジネスチャットに潜む主なセキュリティリスク

こうした利便性の裏側で、ビジネスチャットには次のようなセキュリティリスクも潜んでいます。

• なりすまし・不正アクセスによる情報詐取や不正送金
• 誤送信・誤共有による社外への情報漏洩
• 退職者アカウントの削除漏れによる不正利用
• 個人利用のチャットアプリ（シャドーIT）経由での情報流出
• 会話ログを追跡できず、問題発生時に事実確認ができない

これらのリスクは、ツールそのものの機能不足だけでなく、運用ルールが徹底されていないことによっても生じます。セキュリティ機能が備わったツールを選ぶことと、そのツールを正しく運用するルールを整えることは、どちらも欠かせない両輪です。

官公庁・金融機関レベルで求められるセキュリティ要件

オンプレミス対応の必要性

官公庁や金融機関など、特に厳格な情報管理が求められる組織では、データを自社の管理下に置けるオンプレミス環境での運用が重視される傾向があります。クラウド版だけでなく、オンプレミス環境でも同等の機能を利用できるかどうかは、ツール選定における重要な判断基準の一つです。

認証・アクセス制限の柔軟性

利用できるデバイスやIPアドレスを制限できる機能、機能ごとに利用可否を設定できる仕組みがあれば、組織のセキュリティポリシーに応じた柔軟な運用が可能になります。既存の認証基盤と連携できれば、アカウント管理の手間も減らせます。

監査ログ・メッセージ検索機能

何かトラブルが起きた際に、いつ・誰が・どのようなやり取りをしていたのかを確認できる監査ログ機能は、内部統制の観点からも重要です。管理者がキーワードや部署、投稿者、期間といった条件でメッセージを検索できれば、調査や説明責任への対応もスムーズになります。

ビジネスチャットを選ぶ際に確認したいポイント

自社に合ったビジネスチャットを選ぶ際は、次のような観点を確認しておくと失敗が少なくなります。

• クラウド版・オンプレミス版のどちらに対応しているか
• デバイス・IPアドレス単位でのアクセス制限ができるか
• 既存の認証基盤（Active Directory等）と連携できるか
• 管理者が監査ログを検索・確認できる仕組みがあるか
• 部署や組織階層にあわせた権限管理ができるか
• Web会議など、他のコミュニケーションツールと連携できるか

これらすべてを完璧に満たすツールを最初から求める必要はありません。自社が扱う情報の機密性や、業界特有の規制などを踏まえて、優先順位の高い項目から確認していくとよいでしょう。無料トライアルやデモを活用し、実際の使い勝手とあわせて確認することもおすすめです。

具体例に見るビジネスチャットの機能 ―「LiveOn Chat」

「LiveOn Chat」は、日本市場向けにカスタマイズされたビジネスチャットです。1対1やグループでのチャットに加え、Web会議システムとの連携により高品質な会議も実現できます。

オンプレミス環境でもフル機能を利用できる

クラウド版に加えてオンプレミス環境でもフル機能を提供している点が特徴で、行政・金融・インフラなど、データを自社管理下に置きたい組織のニーズに対応しています。通信はHTTPSで暗号化され、デバイス・IPアドレス単位でのアクセス制限や、機能ごとの利用制限も設定できます。

監査ログとキーワード検索によるログ管理

管理者は、メッセージ内のキーワードや部署、投稿者、投稿期間といった条件でログを検索できます。誹謗中傷や情報漏洩が疑われる場面でも、事実確認をスムーズに行える仕組みです。組織階層は最大9階層まで設定できるため、大規模な組織でも部署ごとの管理がしやすくなっています。

Active Directory連携による一元的なユーザー管理

Active Directoryや統合Windows認証に対応しているため、既存の社内認証基盤と連携したユーザー管理が可能です。入退社にあわせたアカウントの追加・削除も、既存の仕組みの中で一元的に行いやすくなります。

低帯域環境でも安定したグループ通話

独自の映像・音声コントロール技術により、通信環境が不安定な場所でも音声の途切れを抑えられる設計になっています。グループ通話中でも、あらかじめグループを作らずにメンバーを呼び出して追加できるため、急な打ち合わせにも柔軟に対応しやすくなっています。

導入時に押さえておきたい運用のポイント

セキュリティ機能が充実したツールを導入しても、現場で使いこなされなければ意味がありません。操作が複雑すぎると、結局シャドーITの個人アプリに逆戻りしてしまうリスクもあります。導入時には、なりすましメッセージへの注意喚起や、退職者アカウントの削除手順といった運用ルールをあわせて整備し、全社員が安心して使える状態を目指すことが重要です。

特に、なりすましによる不正送金・情報詐取のリスクについては、ツールの機能だけで完全に防ぐことは難しいため、「送金や重要情報のやり取りはチャットだけで完結させず、電話や別の手段でも確認する」といった、人の行動レベルでのルールもあわせて周知しておくことが有効です。

よくある質問

既存のWeb会議システムと連携できますか

ツールによっては、同じ提供元のWeb会議システムとシームレスに連携できるものもあります。チャットから会議への切り替えがスムーズになるため、導入時に連携機能の有無を確認しておくとよいでしょう。

スマートフォンでも利用できますか

多くのビジネスチャットは、PCアプリだけでなくスマートフォン向けアプリやプッシュ通知にも対応しています。対応OSのバージョンはツールによって異なるため、社内で利用している端末の環境にあわせて確認しておくことをおすすめします。

小規模な組織でもオンプレミス対応は必要ですか

必ずしも全ての組織にオンプレミス環境が必要というわけではありません。取り扱う情報の機密性や、業界特有の規制・監督官庁からの要請などを踏まえて、クラウドで十分なのか、オンプレミスまで検討すべきなのかを整理することが大切です。

まとめ

なりすまし詐欺やシャドーITといったリスクが顕在化するなか、ビジネスチャットの選定は「使いやすさ」だけでなく「セキュリティ」の観点からも見直す価値があります。「LiveOn Chat」のような、オンプレミス対応や監査ログ、既存認証基盤との連携を備えたツールは、官公庁や金融機関に近いレベルのセキュリティ要件を求める組織にとって、有力な選択肢の一つです。

セキュリティ機能とあわせて、なりすましメッセージへの注意喚起や退職者アカウントの削除といった運用ルールを整えることで、ツールと組織の両面からリスクを抑えられます。自社の情報管理体制に不安がある場合は、現在利用しているチャットツールのセキュリティ要件を一度棚卸ししたうえで、資料請求や相談を通じて、自社に合った選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。