介護施設・病院のオンライン面会、導入のポイントとは

オンライン面会とは

ここで紹介するオンライン面会とは、介護施設や病院の入居者・患者と、離れた場所にいる家族が、タブレットやパソコンの映像通話を通じて顔を見ながら会話できる仕組みのことです。対面での面会が難しい状況でも、本人と家族がつながる機会を確保する手段として活用されています。

単に顔を見せるだけでなく、施設での日々の様子を家族に伝えたり、リハビリの様子を見てもらったりする目的で活用されるケースもあります。本人と家族のコミュニケーションを支える手段として、施設ごとにさまざまな工夫を凝らした活用方法が広がっています。イベントや行事の様子を中継し、来場できない家族にも雰囲気を伝えるという活用例も見られます。

対面での面会を完全に代替するものではなく、面会の回数や時間に制約がある状況で、その間を補う選択肢として位置づけられています。入居者・患者本人にとっては、家族の顔を見て声を聞くだけでも、気持ちの安定や生活の張り合いにつながる大切な時間になります。

オンライン面会が広がる背景

そもそもオンライン面会が広がっている背景には、感染対策としての定着と、家族の遠隔化という2つの要因があります。感染症の流行時に面会そのものが制限される経験を経て、対面が難しい状況でも家族とのつながりを維持する手段として、多くの施設・病院がオンライン面会の仕組みを整えるようになりました。

また、進学や就職にともなって家族が遠方に住むケースが増えるなかで、頻繁に面会に通うこと自体が難しい家庭も少なくありません。オンライン面会があれば、遠方に住む家族でも、仕事の合間の短い時間を使って本人の様子を確認できるようになります。海外に住む家族であっても、時差を踏まえたうえで定期的に面会の機会を持てる点は大きな利点です。

施設・病院側にとっても、面会スペースの確保や立ち会いの負担を抑えながら、家族とのコミュニケーション機会を提供できる点はメリットです。特に、面会時間や人数に制約のある施設では、オンライン面会が対面面会を補う重要な選択肢になっています。

さらに、家族にとっては、本人の体調や施設での過ごし方を定期的に確認できることで、安心感にもつながります。普段の面会では聞きそびれていた細かな近況を、オンラインでの短い会話の積み重ねによって把握しやすくなるという声も聞かれます。頻度高く顔を合わせられることで、久しぶりに会う対面面会よりもかえって会話が弾むという家族の声もあります。

導入時に気をつけたいポイント

オンライン面会を導入する際は、入居者・患者本人の操作負担に配慮することが欠かせません。高齢の入居者や、身体機能が低下している患者が自分で機材を操作することは難しい場合が多く、職員が接続や操作をサポートする体制を前提に設計する必要があります。

視力や聴力が低下している入居者・患者には、音量を大きめに設定する、文字が大きく表示される画面にするといった工夫も有効です。本人の状態に合わせて細かな調整ができる柔軟さが、満足度の高いオンライン面会につながります。こうした細やかな配慮の積み重ねこそが、本人と家族双方の満足度を高めることにつながります。

また、面会の様子が他の入居者・患者に見えてしまったり、逆に他の人の様子が映り込んでしまったりしないよう、実施する場所やカメラの向きにも配慮が必要です。個室での面会が難しい場合は、間仕切りやついたてを活用するなど、プライバシーを確保する工夫を検討しておきましょう。

多床室で生活している入居者が多い施設では、面会専用のスペースをあらかじめ用意しておくことも検討に値します。共有スペースの一角を間仕切りで区切り、オンライン面会用のコーナーとして活用している施設もあります。専用スペースをあらかじめ設けておけば、職員も案内の手順を統一しやすくなります。

面会の予約や時間管理についても、あらかじめルールを定めておくことが大切です。希望する家族が多い時間帯に予約が集中すると、職員の付き添い対応が追いつかなくなることがあります。予約枠を設ける、1回あたりの時間を決めておくといった運用ルールを整備しておくと、職員の負担を抑えながら公平に機会を提供できます。

また、面会中に体調が急変した場合や、本人が強い疲労を感じた場合にすぐ対応できるよう、面会には必ず職員が立ち会う、あるいはすぐ駆けつけられる体制にしておくことも欠かせません。オンラインだからといって職員の目が届かない状態で実施するのは避けるべきです。

介護施設と病院での違い

オンライン面会の運用は、介護施設と病院とで、考慮すべき点が異なります。介護施設では、入居者が長期間生活する場であるため、定期的なオンライン面会を日常の一部として組み込みやすく、週に一度など決まったペースで継続的に実施している施設も多く見られます。

一方、病院では入院期間が限られていることが多く、治療やリハビリのスケジュールとの兼ね合いも考慮する必要があります。手術前後や、集中治療室など面会そのものが厳しく制限される場面では、オンライン面会が家族にとって唯一の接点になることもあり、医療スタッフとの連携がより重要になります。

特に、容体が不安定な患者の面会では、医師や看護師が常にそばにいる状況でオンライン面会を行うケースもあり、通常の面会以上に医療従事者の協力体制が求められます。実施可否の判断は、必ず医療スタッフの指示のもとで行う必要があり、家族や職員だけの判断で進めることは避けるべきです。

また、病院では患者の病状によって、面会できる時間や本人の体力に制約がある場合も多いため、短時間でも要点を伝え合えるよう、事前に家族と伝えたい内容を整理しておくといった工夫も有効です。

システム選定のポイント

オンライン面会で実際に使用するシステムを選ぶ際は、職員が短時間で準備・操作できる、分かりやすい仕組みであることが重要な確認ポイントになります。面会のたびに複雑な設定が必要なシステムでは、ただでさえ多忙な介護・医療現場の負担が増えてしまいます。

「LiveOn Meet」は、専用アプリのインストールが不要で、案内されたURLにアクセスするだけで参加できるWeb会議システムです。家族側も特別な準備なく参加できるため、オンライン面会のようにさまざまな年齢層が利用する場面との親和性が高くなっています。

あわせて、面会中の様子を職員が見守れる体制や、通信が不安定な環境でも安定してやり取りできるかどうかも、確認しておきたいポイントです。施設の立地によっては通信環境が万全でないこともあるため、事前に実際の利用場所で接続テストを行っておくと安心です。

画面の大きさにも配慮が必要です。高齢の入居者や、視力が低下している患者にとって、小さな画面では家族の表情を十分に確認できないことがあります。タブレットだけでなく、大きめのモニターに接続できる機材を用意しておくと、本人にとってより見やすい環境を整えられます。

職員の負担を無理なく分担する工夫

オンライン面会の導入でよくある失敗のひとつは、面会のたびに特定の職員ばかりが対応に追われてしまい、継続が難しくなるというケースです。日々の業務に追われる現場では、新しい業務が一人の職員に集中すると、長続きせずに形骸化してしまうことが少なくありません。

対応としては、面会の準備・立ち会いを特定のシフトに組み込み、誰が担当しても対応できるよう、接続手順をシンプルなマニュアルにまとめておくことが有効です。操作に不慣れな職員でも迷わず対応できるようにしておけば、特定の職員が不在の日でもオンライン面会を継続できます。写真付きの手順書を用意しておくと、文章だけのマニュアルより理解しやすくなります。

また、面会の件数が多い施設では、曜日や時間帯ごとに担当者をあらかじめ割り振っておくなど、シフト表の中にオンライン面会対応の時間を明確に位置づけておくことも、負担の偏りを防ぐ工夫になります。管理者がこうした割り振りを定期的に見直していくことで、特定の職員への負担集中を未然に防げます。

導入前に確認しておきたいチェックリスト

オンライン面会の導入を検討する際は、次のようなポイントをあらかじめ確認しておくと、運用開始後のトラブルを防ぎやすくなります。

• 入居者・患者本人の接続・操作を、職員がサポートできる体制になっているか
• 面会の様子が他の入居者・患者に見えないよう、場所やカメラの向きを配慮できているか
• 予約・時間管理のルールを整備し、職員の負担を抑えられているか
• 家族側が操作に不慣れでも、簡単に参加できる仕組みになっているか
• 施設内の通信環境で、安定した面会ができるか事前に確認しているか

特に、職員の負担が大きくなりすぎると、オンライン面会の提供自体が難しくなってしまいます。無理のない運用ルールを設計することが、継続的な提供につながる重要なポイントです。

導入初期は、実際に運用してみてから見えてくる課題も多いため、最初から完璧なルールを目指すのではなく、小規模に試験運用を始め、現場の声を踏まえて徐々にルールを整えていくという進め方も現実的です。試験運用の段階で、職員や家族から率直な感想を集めておくと、本格運用に向けた改善点をより具体的に把握できます。

よくある質問

オンライン面会は対面面会の代わりになりますか？

完全に代替するものではなく、対面での面会が難しい状況を補う選択肢として位置づけるのが基本的な考え方です。対面での面会が可能な場合は、引き続き対面を基本としながら、事情に応じてオンラインを組み合わせる運用が現実的です。入居者・患者本人にとっても、対面とオンラインの両方があることで、より多くの機会で家族とのつながりを感じられるようになります。どちらか一方に偏らせず、状況に応じて柔軟に選べることが望ましいでしょう。

認知症のある入居者でも、オンライン面会は可能ですか？

本人の状態によって適否は異なります。画面越しであっても家族の顔を見て安心する方もいれば、画面越しのやり取りに戸惑いを感じる方もいます。職員が本人の様子を見ながら、無理のない範囲で実施することが大切です。無理に継続しようとせず、本人の反応を見ながら実施の是非を都度判断する柔軟さも必要です。

面会の頻度はどのくらいが適切ですか？

決まった基準はありませんが、週に1回程度を目安にしている施設が多く見られます。職員の対応負担と、家族の希望とのバランスを踏まえて、無理のない頻度を設定するとよいでしょう。

複数の家族が同時に参加することはできますか？

システムによっては、複数拠点から同時に接続できる仕様になっているため、離れて暮らす兄弟姉妹が、それぞれ別の場所から同じ面会に参加することも可能です。遠方に住む家族が複数いる場合、こうした複数拠点での同時参加に対応できるかどうかも、選定時に確認しておきたいポイントです。久しぶりに家族全員が顔をそろえる貴重な機会として、特別な意味を持つ面会になることもあります。

まとめ

オンライン面会は、対面での面会が難しい状況において、入居者・患者と家族とのつながりを維持する重要な手段です。本人の操作負担への配慮や、プライバシーの確保、職員の負担を抑えた運用ルールづくりが、継続的な提供を支える鍵になります。「LiveOn Meet」のように、操作が簡単で幅広い年齢層が参加しやすいシステムを選ぶことも、安心して運用を続けるための選択肢のひとつです。導入のご相談は、お問い合わせ・資料請求ページから承っています。