展示会・見本市のオンライン商談、遠隔ブース対応という選択肢

展示会のオンライン商談・遠隔ブース対応とは

展示会のオンライン商談とは、来場者とブース担当者が、映像通話を通じてその場で詳しい商談を行う仕組みのことです。遠隔ブース対応は、その一形態として、ブースに常駐する担当者が、離れた場所にいる専門スタッフや本社の担当者と来場者をつなぎ、より専門的な相談に対応できるようにする取り組みを指します。

展示会・見本市は、限られた会期の中で多くの潜在顧客と接点を持てる貴重な機会です。その機会を最大限に活かすためにも、ブースに立つ人数だけに頼らず、組織全体の知見をその場で活用できる体制を整えることが重要になっています。こうした体制づくりは、展示会の成果そのものを左右する経営判断ともいえます。

対面での接客を代替するものではなく、人員や渡航コストの制約で対応しきれない場面を補う手段として活用されています。ブース担当者がすべての専門知識を身につけている必要がなくなるため、少人数での出展でも、来場者の疑問に幅広く対応できる体制を築きやすくなります。来場者にとっても、その場で専門家の見解を直接聞けることは、商談の信頼感を高める要素になります。

導入が広がる背景

展示会でのオンライン商談が広がっている背景には、出展企業の人員不足と、ハイブリッド展示会の普及という2つの流れがあります。慢性的な人手不足のなかで、展示会のためだけに多くの人員を現地に派遣することは、企業にとって大きな負担です。遠方の会場で複数日程にわたる展示会であればなおさら、人員確保の難しさが課題として表面化しやすくなります。

また、近年は会場での対面開催に加えて、オンラインでも来場できるハイブリッド型の展示会そのものが増えています。主催者側がオンライン来場の仕組みを用意している場合、出展企業もそれに対応した商談体制を整えておく必要があります。オンライン来場者の対応を怠ると、せっかく関心を持ってもらった見込み客を取りこぼしてしまう結果になりかねません。

海外の見本市に出展する場合は、渡航費や宿泊費といったコストに加え、現地に派遣できる人数にも限りがあります。現地スタッフをブースの受付のみに配置し、専門的な商談は日本国内の担当者がオンラインで対応するという分担によって、限られた人員でも充実した商談体制を築けます。

特に、言語の壁がある海外展示会では、通訳を介した商談が必要になる場面もあります。現地スタッフが一次対応を行い、込み入った話になった段階で、語学に堪能な担当者や通訳を交えたオンライン商談に切り替えるという使い方も、海外出展における現実的な工夫のひとつです。限られた語学人材を複数の会場で有効活用できる点も、こうした体制の利点のひとつといえます。

活用シーン

展示会のオンライン商談・遠隔ブース対応は、主に次のような場面で活用されています。

• 専門スタッフの遠隔接客：ブース担当者だけでは答えられない専門的な質問を、本社にいる技術者や専門スタッフにその場でつなぐ
• 海外展示会への遠隔出展：現地スタッフを最小限にとどめ、商談の中心部分は国内から対応する
• 来場しなかった見込み客へのフォロー：会期中に来場できなかった商談相手に対し、後日オンラインで商談の機会を設ける

特に、専門性の高い製品を扱う企業では、ブースに立つ営業担当者だけでは技術的な質問に十分答えられないことがあります。その場で専門スタッフにつなげる体制があれば、来場者を待たせることなく、商談の機会を逃さずに済みます。

来場しなかった見込み客へのフォローという活用シーンも、展示会後の商談化率を高めるうえで見逃せません。会期中に偶然ブースに立ち寄れなかった潜在顧客に対し、事前に案内していたオンライン商談の枠を使って後日改めて説明の機会を設けることで、展示会をきっかけとした商談の母数を広げられます。名刺交換だけで終わっていた接点を、具体的な商談につなげる手段としても活用できます。

運営で気をつけたいポイント

展示会場は、多くの出展社・来場者が同じ会場内で通信を利用するため、Wi-Fi環境が混雑しやすいという特有の事情があります。オンライン商談を予定している場合は、事前に主催者へ有線LANの利用可否を確認する、モバイルルーターを予備として用意しておくなど、通信トラブルへの備えをしておくことが重要です。

また、会場内は周囲の声や音楽でにぎやかになりがちです。オンライン商談を行うスペースは、できるだけ静かな場所を確保し、周囲の騒音がマイクに入り込みにくい環境を整えておくとよいでしょう。

ブース内に専用の商談スペースを設け、簡易なパーティションで仕切っておくだけでも、周囲の音を軽減し、来場者が落ち着いて話せる環境を作れます。立ち話での商談では伝えきれない内容を扱う場合、こうした専用スペースの有無が商談の質を左右します。来場者にとっても、落ち着いて話せる環境があることは、安心して相談できる印象につながります。

商談内容の記録も欠かせません。会期中は多くの来場者と短時間で商談を重ねるため、誰とどのような話をしたのかが記憶に残りにくくなります。商談内容を記録し、会期後のフォロー営業にスムーズにつなげられる仕組みを整えておくことが、展示会出展の成果を最大化するポイントになります。

特に複数日程にわたる展示会では、日によって対応するスタッフが交代することも珍しくありません。初日に対応した担当者が記録を残さないまま終了してしまうと、翌日以降に同じ来場者が再訪した際、話が噛み合わなくなってしまうことがあります。日々の商談記録を翌日の担当者に引き継ぐ運用をあらかじめ決めておくことも重要です。

簡単なメモ程度でも構わないので、来場者の会社名・関心のあった製品・次回のアクションといった要点を、その日のうちに記録として残す習慣を徹底しておくと、会期を通じた一貫性のある対応がしやすくなります。こうした小さな積み重ねが、来場者からの信頼につながっていきます。

システム選定のポイント

展示会で使用するオンライン商談システムを選ぶ際は、来場者が特別な準備なくすぐに参加できる手軽さが重要な確認ポイントになります。ブースの前で立ち止まった来場者に、その場でアプリのインストールを求めるのは現実的ではありません。限られた滞在時間の中で、スムーズに商談へ移行できるかどうかが、商談の成立率にも直結します。

「LiveOn Call」は、専用アプリのインストールが不要で、案内されたURLにアクセスするだけで映像商談に参加できるシステムです。資料共有機能を使えば、製品カタログや技術資料を見せながら説明でき、保留・転送機能を使えば、ブース担当者から専門スタッフへスムーズに取り次ぐこともできます。

録音・録画機能を備えたシステムであれば、商談内容を記録として残し、会期後のフォロー営業の際に、担当者間で商談内容を正確に共有することもできます。会期後に営業部門全体で情報を共有する際にも、記録があれば、ブースに立っていなかった担当者も商談の経緯を正確に把握でき、フォロー対応の質を均一に保ちやすくなります。属人的な記憶に頼らない体制は、担当者の異動が発生した場合にも引き継ぎの質を保つうえで役立ちます。

専門スタッフ側の負担にも配慮する

遠隔ブース対応を整える際は、取り次ぎを受ける専門スタッフ側の負担にも目を向ける必要があります。会期中、複数のブースから同時に取り次ぎが入ると、専門スタッフ一人では対応しきれなくなることがあります。

複数名の専門スタッフで分担する体制を組んでおく、取り次ぎの優先順位をあらかじめ決めておくといった工夫が有効です。また、専門スタッフ自身の通常業務とのバランスも考慮し、会期中は展示会対応にどの程度の時間を割けるのかを事前に調整しておくことも大切です。

待機中の専門スタッフが複数いる場合は、誰が対応可能な状態かを一覧で把握できる仕組みを用意しておくと、ブース担当者も取り次ぎ先をスムーズに判断できます。特定のスタッフにばかり取り次ぎが集中してしまう事態を防ぐうえでも、こうした可視化は有効な工夫です。チャットツールで対応状況を共有するだけでも、簡易的な仕組みとして機能します。

特に、海外展示会では時差の影響で、専門スタッフが深夜や早朝の対応を求められる場合があります。無理のない対応時間帯をあらかじめ設定し、その範囲内で最大限のサポートを提供するという現実的な運用を心がけましょう。負担の大きい時間帯の対応を一人に任せきりにせず、複数名で輪番制にするなどの配慮も、長期的な運用を続けるうえで欠かせません。

導入前に確認しておきたいチェックリスト

展示会でオンライン商談・遠隔ブース対応を導入する際は、次のようなポイントをあらかじめ確認しておくと、当日の運営がスムーズになります。

• 会場の通信環境（有線LANの利用可否、モバイルルーターの準備）を確認しているか
• 専門スタッフへの取り次ぎ・転送がスムーズにできる体制になっているか
• 商談内容を記録し、会期後のフォローにつなげられる仕組みになっているか
• 来場者が特別な準備なく参加できる、操作が簡単な仕組みになっているか
• 騒音の少ない商談スペースを会場内に確保できているか

特に、専門スタッフへの取り次ぎ体制は、事前に必ずリハーサルを行い、実際にスムーズにつながるかを確認しておくことをおすすめします。ブース担当者と専門スタッフの両方が参加する形でリハーサルを行い、取り次ぎの手順や、よくある質問への回答を事前にすり合わせておくと、本番での対応がスムーズになります。

よくある質問

海外展示会でも時差を気にせず遠隔対応できますか？

時差がある場合、国内の専門スタッフが対応できる時間帯が限られることがあります。会期中の対応可能時間をあらかじめ決めておき、その時間帯以外は現地スタッフだけで対応する、あるいは後日改めてオンライン商談の機会を設けるといった運用の工夫が必要です。対応できない時間帯があることを来場者にあらかじめ丁寧に伝えておけば、過度な期待を持たせずに済みます。

会場に通信環境が用意されていない場合はどうすればよいですか？

主催者が提供する通信環境だけに頼らず、モバイルルーターを自社で用意しておくと安心です。事前に会場の通信環境について主催者に問い合わせ、必要な対策を講じておくことをおすすめします。会期直前になって慌てないよう、出展が決まった段階で早めに確認しておくとよいでしょう。

小規模な出展でも遠隔ブース対応は導入できますか？

規模にかかわらず導入できます。ブース担当者が1名であっても、専門的な質問が来た際に本社の担当者へその場でつなげる体制があれば、限られた人員でも充実した対応が可能になります。小規模な出展であればあるほど、少人数で幅広い対応をこなす必要があるため、むしろ遠隔ブース対応の効果を実感しやすいともいえます。

まとめ

展示会・見本市のオンライン商談・遠隔ブース対応は、限られた人員やコストのなかで、来場者からの専門的な質問にも対応できる手段として広がっています。会場特有の通信・騒音対策と、商談内容を記録してフォローにつなげる仕組みづくりが、成果を最大化するポイントです。「LiveOn Call」のように、来場者が手軽に参加でき、資料共有や取り次ぎがしやすいシステムを選ぶことも、展示会出展の成果を高める選択肢のひとつです。導入のご相談は、お問い合わせ・資料請求ページから承っています。