Web会議の議事録作成、録画データを活用して効率化するには

議事録作成が負担になる理由

そもそも議事録作成が負担になる大きな理由は、会議に参加しながら同時に正確な記録を取ろうとすること自体に無理があるためです。発言のメモを取ることに気を取られると、議論の流れを十分に理解できず、逆に議論に集中しすぎるとメモが追いつかなくなります。

また、複数人が同時に発言する場面や、話が脱線してから本題に戻るような会議では、後から振り返っても「結局何が決まったのか」が分かりにくくなりがちです。記憶があいまいなまま議事録をまとめようとすると、確認のために参加者へ聞き直す手間が発生し、余計に時間がかかってしまいます。

Web会議になったことで、この負担がむしろ増えたと感じている担当者も少なくありません。対面の会議であれば、ホワイトボードに書かれた内容や、資料に書き込まれたメモがそのまま議事録の下地になることもありましたが、画面越しのやり取りではそうした自然な記録が残りにくく、参加者の発言だけを頼りに議事録を組み立てる必要が生じやすくなります。

録画データを活用した議事録作成の流れ

ここで紹介する録画データを活用した議事録作成とは、会議中はメモを最小限にとどめて議論に集中し、会議後に録画・録音データを見返しながら正式な議事録を作成する進め方のことです。会議中の負担を減らしながら、後から正確な内容を確認できる点が特徴です。

この進め方は、特に発言者の役職や立場に関わらず活発な議論が求められる会議において効果を発揮します。メモを取ることに気を取られず議論に集中できれば、その場で意見を出し合う質そのものが高まり、会議の生産性向上そのものにもつながっていきます。

基本的な流れとしては、まず会議の冒頭で録画・録音を開始することを参加者に伝え、会議中は決定事項やネクストアクションなど要点だけを簡単にメモしておきます。会議後、録画データを見返しながら、メモだけでは不明瞭だった部分を確認し、正式な議事録として整理していきます。

会議直後、記憶が新しいうちに簡単な下書きを作成し、必要な箇所だけ録画データで裏付けを取る、という順番で進めると、録画データを最初から最後まで見返す必要がなくなり、作成にかかる時間をさらに短縮できます。会議終了後、時間を置かずにこの下書き作成に取りかかれるよう、あらかじめ議事録作成のための時間を予定表に確保しておく担当者も少なくありません。

この方法のメリットは、会議中の負担を減らせるだけでなく、発言の正確なニュアンスを後から確認できる点にあります。特に、契約条件や数値に関する発言など、間違いが許されない内容については、記憶だけに頼らず録画データで裏付けを取れることが安心材料になります。

また、議事録作成者が会議を欠席した場合でも、録画データさえあれば内容を確認しながら議事録を作成できます。担当者の急な欠席や、複数の会議が重なってすべてに参加できない状況でも、議事録作成の質を落とさずに済む点は、実務上のメリットとして見逃せません。

さらに、会議に参加できなかったメンバーへの情報共有の手段としても、録画データはそのまま活用できます。議事録だけでは伝わりにくい発言のニュアンスや、議論の過程そのものを確認したい場合、録画データを直接見てもらうという選択肢を残しておけると、情報共有全体の質を高められます。

文字起こし・要約ツールと組み合わせる

録画・録音データをそのまま見返すだけでも十分に議事録作成の助けになりますが、会議時間が長い場合、該当箇所を探すだけでも時間がかかってしまいます。そこで近年活用が広がっているのが、音声データをテキスト化する文字起こしツールや、内容を自動で要約するツールです。

こうしたツールの精度は、録音データの音質に大きく左右されます。雑音が多い、複数人の声が重なって聞き取りにくいといった録音データでは、文字起こしの精度も落ちてしまい、結局は人の手で修正する手間が増えてしまいます。

特に、通信が不安定な環境で行われた会議は、音声が途切れたり、音割れが発生したりしやすく、文字起こしの結果にも欠落や誤変換が多くなりがちです。せっかく効率化のためにツールを導入しても、誤りだらけの文字起こし結果を人の手で一つひとつ修正していては、かえって手間が増えてしまうこともあります。

「LiveOn Meet」は、独自のデータ圧縮技術によって低帯域な環境でも安定した通信を実現しており、録音・録画機能も備えています。会議そのものの音質が安定していれば、後から文字起こしツールにかけた際の精度も安定しやすくなり、議事録作成の効率化そのものの土台をしっかりと支えることにつながります。

文字起こし・要約ツールを導入する際は、社外のサービスに音声データをアップロードする形式のものが多いため、機密性の高い会議内容を扱う場合は、情報管理の観点からツールの選定基準をあらかじめ社内で定めておくことも重要です。

具体的には、送信したデータがAIの学習にそのまま利用されないかどうか、データの保存場所や保存期間はどうなっているか、法人向けのセキュリティ基準を満たしているかといった点を、契約前にひとつずつ確認しておくとよいでしょう。無料の個人向けツールを安易に業務利用してしまうと、意図せず社外に機密情報を送信してしまうリスクもあるため注意が必要です。

議事録作成を効率化する運用のコツ

録画データや文字起こしツールを活用する場合でも、いくつかの運用の工夫を取り入れることで、さらに効率化を進められます。

• 決定事項やネクストアクションが出たタイミングで、録画のどの時間帯かをメモしておく（タイムスタンプの活用）
• 議事録のフォーマットをあらかじめ統一し、誰が作成しても同じ構成でまとめられるようにする
• 議事録作成の担当者を会議ごとに固定せず、持ち回りにして特定の人に負担が偏らないようにする
• 決定事項と、検討中で結論が出ていない事項を明確に分けて記載する

特に、タイムスタンプを活用する工夫は、録画データ全体を最初から見返す必要をなくし、確認したい場面にすぐアクセスできるようにするという点で効果的です。「◯分あたりで予算の話が出た」といった簡単なメモを会議中に残しておくだけでも、後からの確認作業を大きく短縮できます。

また、会議の冒頭でアジェンダ（議題の一覧）を共有し、議題ごとに時間を区切って進行することも、結果的に議事録作成を楽にします。議題が整理されていない会議では、どこからどこまでが一つの議論なのかが曖昧になり、後から振り返る際にも要点を拾いにくくなります。進行そのものを整理しておくことは、議事録作成の効率化にも直結する取り組みです。画面共有機能でアジェンダを常時表示しておけば、参加者全員が今どの議題を話しているかを把握しやすくなります。

議事録作成そのものを見直すという選択肢

それでも録画データや文字起こしツールを活用しただけでは負担が減らない場合は、議事録そのものの位置づけを見直すことも検討に値します。すべての会議で詳細な議事録を残す必要は必ずしもなく、決定事項とネクストアクションだけを簡潔に記録する「サマリー形式」に切り替えることで、作成の負担を大きく減らせる場合があります。

特に、定例の進捗確認会議など、発言内容そのものよりも決定事項の共有が目的の会議であれば、詳細な発言録を残すことにこだわらず、要点だけをまとめる運用に切り替えることで、担当者の負担と会議の目的とのバランスを取りやすくなります。逆に、契約交渉や重要な意思決定を伴う会議では、詳細な記録を残す価値が高いため、会議の性質に応じて記録の粒度を使い分けることが現実的な進め方です。

録画データを活用する際の注意点

録画・録音データを議事録作成に活用する際は、事前に参加者へ録画することを伝え、同意を得ておくことが基本です。無断で録画すると、参加者との信頼関係を損なうだけでなく、社内ルールや取引先との契約内容によっては問題になる可能性もあります。

会議の冒頭で「議事録作成のために録画します」と一言伝えるだけの簡単な運用でも、継続していけば参加者にとって自然な習慣として定着します。毎回口頭で伝えるのが難しい場合は、会議招集の案内文に録画する旨をあらかじめ記載しておくという方法も有効です。

また、録画データそのものをいつまで保存するのか、誰が閲覧できるのかについても、あらかじめ社内でルールを決めておくことが望ましいでしょう。議事録という要約された情報とは異なり、録画データには会議中のすべての発言がそのまま残るため、取り扱いにはより慎重な配慮が必要です。

特に、人事評価や契約交渉など機密性の高い内容を扱う会議では、録画データの保存期間を短めに設定する、アクセスできる担当者を限定するといった対応を検討しておくとよいでしょう。

社外の参加者が同席する会議では、自社のルールだけでなく、相手方の情報管理方針にも配慮が必要です。録画すること自体への同意はもちろん、録画データの保存先や共有範囲について、事前に相手方と認識をすり合わせておくと、後々のトラブルを避けやすくなります。

よくある質問

録画を伴わずに、議事録作成を効率化する方法はありますか？

録画を行わない場合は、会議中に複数人でメモを分担する、決定事項が出るたびにその場で参加者に確認して認識をそろえる、といった工夫が有効です。ただし、後から発言内容を正確に確認できる録画データがない分、認識のずれが起きた際の確認作業には手間がかかりやすくなります。会議の重要度が高いほど、録画を併用するメリットは大きくなる傾向があります。

文字起こしツールを使えば、議事録作成の手間はゼロになりますか？

文字起こしツールは発言をテキスト化する助けにはなりますが、そのままでは発言の羅列にすぎず、決定事項やネクストアクションを整理した議事録とは異なります。テキスト化されたデータをもとに、要点を整理する作業自体は引き続き必要になります。最近は要約機能を備えたツールも増えていますが、要約結果をそのまま議事録として使うのではなく、内容に誤りがないかを人の目で確認する工程は残しておくことをおすすめします。

録画データはどのくらいの期間保存すればよいですか？

会議の内容や社内規程によって異なりますが、議事録が確定した後は、録画データそのものは短めの期間で削除するという運用にしている企業も多く見られます。自社の情報管理方針に照らして、保存期間をあらかじめ決めておくことをおすすめします。

すべての会議を録画・録音する必要がありますか？

すべての会議を録画・録音する必要はありません。日常的な進捗確認など、詳細な記録がそれほど重要でない会議では録画を省略し、契約交渉や重要な意思決定を伴う会議に限定して録画するという運用でも十分効果を得られます。会議の目的や重要度に応じて、録画するかどうかを判断する基準をあらかじめ決めておくと、運用しやすくなります。

まとめ

議事録作成の負担を軽減するには、会議中のメモを最小限にとどめ、録画・録音データを活用して後から正確な内容を確認する運用が有効です。文字起こし・要約ツールを組み合わせる場合は、録音データの音質そのものが精度を左右するため、安定した通信・録音機能を備えたシステムを選ぶことも重要になります。「LiveOn Meet」であれば、安定した通信環境のもとで録音・録画を行えるため、議事録作成の効率化を支える土台として活用できます。導入のご相談は、お問い合わせ・資料請求ページから承っています。