LiveOn Chatの監査ログ、使い方と活用シーン

ビジネスチャット「LiveOn Chat」は、メッセージのキーワード・部署・投稿者・投稿期間などの条件で検索できる監査ログ機能を搭載しています。監査ログは、セキュリティインシデント発生時の調査や、ハラスメント相談時の事実確認、社内監査など、過去のやり取りを確認する必要がある場面で活用できます。本記事では、LiveOn Chatの監査ログ機能の使い方と、活用が想定される場面を解説します。

監査ログ機能でできること

LiveOn Chatの監査ログでは、監査権限を持つ管理者が、メッセージ内のキーワード・部署・投稿者・投稿期間といった条件でチャット履歴を検索できます。保存期間はメッセージ・イベントログともに設定可能で、検索結果はCSV形式でダウンロードすることもできます。監査権限・ロール設定にも対応しており、監査ログ機能を利用できるユーザーを制限できます。

活用が想定される場面

情報漏洩などのインシデント発生時の調査

情報漏洩などのセキュリティインシデントが疑われる場合、LiveOn Chat上で、いつ・誰が・どのようなやり取りをしていたかをキーワードや期間などで絞り込んで確認できます。インシデントの経緯を確認するための調査材料のひとつとして活用できます。検索結果はCSV形式で出力できるため、社内ルールに従って調査資料として保管することも可能です。

社内でのハラスメント調査

社内でハラスメントに関する相談が寄せられた際、必要に応じて該当する投稿者や期間のチャット履歴を確認し、事実関係を把握するための資料のひとつとして活用できます。調査にあたっては、相談者や関係者のプライバシーに配慮し、社内規程等に沿って適切に取り扱うことが重要です。

監査・コンプライアンス対応

法令や業界ガイドライン、社内規程などに基づき、業務上のコミュニケーションについて記録・確認が必要となる場合があります。監査ログ機能を活用することで、必要な範囲のメッセージや操作履歴を検索・確認できるため、社内監査や事実確認を行うための仕組みづくりを支援できます。ただし、必要な保存期間や監査方法は業種・業務・適用されるルールによって異なるため、個別に確認する必要があります。

監査ログ運用の設計ポイント

• 利用目的の明確化：監査ログを何のために確認するのかをあらかじめ定め、社内規程等に反映します。セキュリティ調査、内部監査、ハラスメント相談時の事実確認など、目的を明確にしたうえで運用することが重要です。
• 閲覧権限の設計：誰でもログを閲覧できる状態は、従業員のプライバシーへの配慮という観点からも望ましくありません。閲覧できる担当者・部門をあらかじめ限定しておくことが重要です。
• 保存期間の設定：業界のガイドラインや社内規定に応じて、適切な保存期間を設定します。長期間保存しすぎることも、情報管理の負担増につながる点に注意が必要です。
• 従業員への周知：監査ログをどのような目的で、どのような場合に確認するのかなど、監査の目的や運用ルールを社内規程等に定め、従業員に周知しておくことが重要です。

よくある質問

Q. 監査ログは従業員に無断で確認してもよいですか？
A. 監査ログの確認は、目的や必要性を明確にし、あらかじめ社内規程等でモニタリングの目的・実施ルール・責任者や権限を定め、従業員へ周知したうえで適切に運用することが重要です。個々のケースでは、個人情報・プライバシーへの配慮や社内規程、労働関係法令等を踏まえて判断する必要があります。監査権限があるからといって、目的なく自由に閲覧してよいというものではありません。

Q. CSV出力したデータはどう扱えばよいですか？
A. 個人情報を含む場合があるため、出力後のファイルの保管場所・アクセス権限についても、社内のルールを定めておくことをおすすめします。

まとめ

LiveOn Chatの監査ログ機能は、セキュリティインシデント発生時の調査や、ハラスメント相談時の事実確認、社内監査など、過去のやり取りを確認する必要がある場面で活用できます。導入・運用にあたっては、監査の目的、閲覧権限、保存期間、従業員への周知などを整理し、自社の規程や適用される法令・ガイドラインに沿った運用ルールを設計することが重要です。

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