ハイブリッド型バーチャル株主総会とは？出席型と参加型の違いを解説

ハイブリッド型バーチャル株主総会とは

そもそもハイブリッド型バーチャル株主総会とは、実際の会場での開催を維持しながら、インターネットなどの手段を使って、会場にいない株主も総会に参加・出席できるようにする開催形式のことです。経済産業省は2020年に「ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施ガイド」を公表し、企業がこの形式を導入する際の考え方や留意点を整理しています。

会場を訪れることが難しい遠方の株主や、身体的な事情で来場が難しい株主にも、広く参加の機会を提供できる点が、この形式の大きな意義です。一方で、後述するように、株主の権利をどこまで認めるかによって、企業が満たすべき要件は大きく変わります。

背景には、株主構成の変化もあります。ネット証券の普及によって個人株主の数が増え、居住地も全国に分散する傾向が強まっています。従来のように、会場に来場できる株主だけを前提に総会を運営していては、こうした株主層の声を十分に拾いきれなくなっているという課題意識が、ハイブリッド型の導入を後押ししています。感染症の流行時に来場そのものが難しくなった経験も、多くの企業がオンラインでの参加手段を検討するきっかけになりました。こうした経験を踏まえ、平常時であっても多様な参加方法を用意しておくことの重要性が、改めて広く認識されるようになっています。

「参加型」と「出席型」の違い

ハイブリッド型バーチャル株主総会は、対象となる株主の権利の扱いによって「参加型」と「出席型」の2種類に分けられます。この違いを正しく理解しておくことが、自社としてどちらの形式を目指すのかを検討する出発点になります。

• 参加型：インターネット等を通じて総会の様子を視聴できるが、会社法上の「出席」とは扱われず、質問や動議の提出、議決権の行使はできない
• 出席型：インターネット等を通じて参加する株主も、会社法上の「出席」として扱われ、質問や動議の提出、議決権の行使が認められる

参加型は、あくまで会場の様子を傍聴する位置づけであるため、比較的導入のハードルが低いとされています。一方、出席型は株主の権利行使を伴うため、なりすましの防止や、通信トラブル発生時の対応方針など、より慎重な運営体制の整備が求められます。

参加型であっても、株主から寄せられた声を経営陣が把握できるよう、コメント機能などを通じて質問や感想を受け付ける運用を取り入れている企業もあります。会社法上の質問権としては扱われないものの、株主とのコミュニケーションを深める貴重な手段として活用されています。

経済産業省がガイドを公表した当初の実施状況を見ると、上場企業のうち出席型を採用した企業は9社、参加型を採用した企業は113社にとどまっていました。この数字からも分かるとおり、要件のハードルが高い出席型は、参加型に比べて導入企業が限られる傾向にあります。

出席型に求められる「双方向・リアルタイム」の要件

出席型のハイブリッド型バーチャル株主総会を実施するにあたっては、会場と、インターネット等を通じて出席する株主との間で、情報伝達が双方向・リアルタイムに行われる必要があるとされています。単に会場の映像を一方的に配信するだけでは、この要件を満たしているとは言えません。

具体的には、株主からの質問をその場で受け付け、経営陣がそれに応答する、株主が動議を提出できる、といったやり取りが、映像・音声を通じてリアルタイムに行われる仕組みが必要になります。

また、会場にいる株主とオンラインで出席する株主との間で、審議の内容に差が生じないようにすることも重要な考え方です。会場での発言や採決の状況が、オンライン出席の株主にも同じタイミングで伝わるようにしておかなければ、実質的に平等な出席の機会を提供したとは言えません。映像の遅延や音声の途切れが起きやすい通信環境では、この公平性そのものが損なわれてしまうリスクがあります。

「LiveOn Meet」のようなWeb会議システムは、双方向・リアルタイムでのやり取りを前提とした設計になっており、資料共有や録音・録画機能もあわせて備えています。株主からの質問受付や、議事録作成のための記録といった、株主総会運営で求められる機能と親和性の高いシステムのひとつだといえます。

導入時に注意すべきポイント

出席型を採用する場合、通信トラブルが発生した際の対応方針をあらかじめ定めておくことが重要です。株主総会の決議は、手続きの適法性が厳しく問われるため、通信障害によって一部の株主が審議に参加できなかった場合、決議の効力に疑義が生じる可能性があります。

そのため、招集通知などであらかじめ「通信障害により株主が審議に参加できなかった場合でも、当該事情のみを理由として決議取消しの訴えの対象とはならない」旨を明記しておくといった対応を取る企業が多く見られます。あわせて、株主本人であることを確認する仕組み（事前登録したIDやパスワードでのログインなど）も整えておく必要があります。

これらの対応方針は、法務部門だけで判断するのではなく、顧問弁護士など専門家の助言を受けながら整理しておくことが望ましいでしょう。株主総会は会社法上の手続きが厳格に定められている場面であるため、独自の解釈だけで進めることにはリスクが伴います。

また、参加型・出席型のいずれを選ぶ場合も、実施する目的を明確にしておくことが大切です。株主とのコミュニケーション機会を広げることが目的なのか、来場できない株主にも議決権行使の機会を確保することが目的なのかによって、必要な要件の水準や準備すべき事項が変わってきます。

運営面では、法務・総務部門だけでなく、システムを担当する情報システム部門との連携も欠かせません。株主総会当日は、限られた時間の中で多くの議案を審議する必要があり、通信トラブルへの対応を法務・総務部門だけで抱え込むのではなく、当日は情報システム部門の担当者も含めた体制で臨むことが望ましいでしょう。総会前の準備段階から3部門が定期的に打ち合わせを重ねておくことで、当日の連携もスムーズになります。

事前準備で押さえておきたい運営面のポイント

総会当日の運営を円滑に進めるためには、事前のリハーサルが欠かせません。実際に使用する通信環境で、会場とオンライン出席の株主役との間でやり取りを試し、映像・音声の遅延や、質問受付から応答までの流れに問題がないかを確認しておくことをおすすめします。複数の部署が連携して運営にあたる場合は、誰がどの役割を担うのかを事前に明確にしたうえでリハーサルに臨むと、当日の連携もスムーズになります。

また、株主向けの案内資料についても、オンラインでの参加・出席方法を分かりやすく説明しておく必要があります。特に、オンラインでの参加に不慣れな株主も一定数いることを踏まえ、事前の接続テストの機会を設ける、問い合わせ窓口を用意しておくといった配慮も、当日の混乱を防ぐうえで役立ちます。株主の年齢層によっては、書面での案内とあわせて電話でのサポート窓口を用意しておくことも検討に値します。

議事録の作成という観点でも、映像・音声の記録を残しておくことは重要な意味を持ちます。株主総会の議事録は、決議の内容や審議の経過を正確に記録する必要があるため、録音・録画データがあれば、議事録の正確性を担保する裏付け資料としても活用できます。

録画データは、議事録作成の場面だけでなく、翌年度以降の運営改善を検討する際の振り返り資料としても役立ちます。当日どのようなやり取りが行われ、どこに時間がかかったのかを映像で確認できれば、次回の運営計画をより具体的に検討しやすくなります。担当者が異動した場合の引き継ぎ資料としても活用できる点は、見逃せないメリットです。

導入前に確認しておきたいチェックリスト

ハイブリッド型バーチャル株主総会の導入を検討する際は、次のようなポイントをあらかじめ確認しておくと、準備を進めやすくなります。

• 参加型・出席型のどちらを目指すのか、目的とあわせて整理できているか
• 双方向・リアルタイムでのやり取りに対応した通信環境を用意できているか
• 株主本人であることを確認する仕組みを整えられているか
• 通信障害発生時の対応方針を、招集通知などであらかじめ周知できているか
• 議事録作成のための記録（録音・録画）の仕組みを用意できているか

特に、初めて導入する企業では、いきなり出席型を目指すのではなく、まず参加型から始めて運営上の課題を把握し、次年度以降に出席型へ移行するという段階的な進め方も現実的な選択肢です。

初年度の実施後には、株主からのアンケートや問い合わせ内容をもとに、翌年度以降の運営改善につなげることも大切です。オンラインでの参加・出席のしやすさは、実際に体験した株主からのフィードバックによって初めて見えてくる部分も多く、一度きりの取り組みで終わらせず、毎年少しずつ改善を重ねていく姿勢が求められます。他社の実施事例を参考にしながら、自社に合った運営方法を模索していくことも有効なアプローチです。

よくある質問

ハイブリッド型バーチャル株主総会の実施は義務ですか？

義務ではありません。あくまで、会場開催に加えてオンラインでの参加・出席の機会を設ける、企業の任意の取り組みです。経済産業省のガイドも、実施を希望する企業向けの考え方を整理したものであり、実施そのものを義務付けるものではありません。ただし、株主とのコミュニケーションを重視する姿勢を示す取り組みとして、投資家からの評価につながる場合もあります。

参加型と出席型、どちらから始めるべきですか？

決まった正解はありませんが、初めて導入する企業では、要件のハードルが比較的低い参加型から始め、運営上のノウハウを蓄積したうえで、必要に応じて出席型への移行を検討する企業が多く見られます。自社の目的やリスク許容度に応じて判断するとよいでしょう。すでに社内でWeb会議システムを日常的に活用している企業であれば、その運用ノウハウを土台にできるため、参加型からの移行もスムーズに進めやすくなります。

会場に来場する株主がいなくなり、バーチャルのみの開催にすることはできますか？

現行の会社法のもとでは、実際の会場での開催を前提としない「バーチャルオンリー型」の株主総会は、特別な法律上の措置がある場合を除き、一般的な形式としては想定されていません。ハイブリッド型は、あくまで会場開催を維持したうえでオンラインの参加・出席を組み合わせる形式である点に注意が必要です。

招集通知には、どのような点を記載しておくべきですか？

オンラインでの参加・出席方法、必要な事前登録の手続き、通信障害が発生した場合の取り扱いについては、招集通知の段階で株主にあらかじめ周知しておくことが望ましいとされています。当日になって初めて案内するのではなく、株主が余裕を持って準備できるよう、早めの案内を心がけましょう。

まとめ

ハイブリッド型バーチャル株主総会は、遠方の株主や来場が難しい株主にも参加・出席の機会を広げる手段として注目されています。参加型と出席型では求められる要件の水準が大きく異なるため、自社の目的に応じてどちらを目指すのかを明確にし、双方向・リアルタイムの通信環境や本人確認の仕組みを整えておくことが重要です。「LiveOn Meet」のような双方向通信に対応したWeb会議システムを活用すれば、こうした要件を満たしながら株主総会の運営を進めやすくなります。導入のご相談は、お問い合わせ・資料請求ページから承っています。