導入事例

導入前の課題

Web会議のセキュリティ対策を強化する必要があった

新型コロナ感染症拡大の影響などにより、2019年（令和元年）頃から外部との打ち合わせにWeb会議を使用することが多くなった。従来はインターネットを通じて使用する一般的なWeb会議システムを使用していた。しかし、中には機密性の高い情報を取り扱う会議もあるため、情報漏えいなどのセキュリティ対策を強化する必要があった。

利用頻度増加に伴い専用機器の管理工数が負担に

これまでのインターネットを介して開催するWeb会議システムでは、庁内ネットワークとは別環境の専用のタブレットを用いて行う必要があった。そのため会議開催時にはその都度利用者が機器の予約をしたり、また予約状況や機器を管理したりする工数が生じる。庁内のWeb会議の利用数増に伴って機器予約や管理の工数負担が大きくなってきた。

全庁Web会議化によって会議向け専用機器が不足

緊急事態宣言発出に伴い、可能な限り接触リスクを低減させるために、2020年（令和2年）後半からは庁内の会議も書面開催の他、Web会議でも開催されるようになった。Web会議の開催数増加によって、数十カ所存在する出先機関分も含めたWeb会議用機器が不足。開きたいタイミングで会議が開催できないという事態も発生した。

LiveOn選定の決め手

庁内のネットワークのみで完結するセキュリティの高さ

LiveOnを選択した最も大きな理由は、他の主なWeb会議システムとは異なり庁内の閉じたネットワーク（LGWAN）内でシステム構築ができること。クローズ環境で完結するのでデータがインターネットなどの外部を経由することなく、高い機密性を保つことができる。これにより安心・安全な環境で庁内の情報共有を図ることができると判断した。

低容量のネットワークが混在していても安定した通話品質を確保

当市では多くの出先機関が存在する。いずれの拠点もネットワーク環境を整えてはいるものの、場所により回線の容量・速度が異なる。本庁は比較的大容量だが拠点によっては低容量のところもある。LiveOnはこのようなさまざまな容量・速度が混在するネットワーク環境であっても、安定した品質で会議を行うことができる。

また、導入に際して端末やサーバーなどの庁内のシステム環境に対する設定変更などの作業が不要で、当該分の工数やコストがかからないという点もLiveOn導入の理由となった。

数回触っただけで使い方が分かる優れた操作性

機能的な面に加えてLiveOnの操作性も選択理由となった。事前に何人かの職員が試験的にLiveOnを操作してみたが、使い慣れていない者でもわずか1、2回操作しただけである程度使い方が把握できるレベルの優れた操作性を持っていた。

ご活用用途

在宅勤務者などの遠隔地との会議や庁内での非接触での会議に活用

新型コロナ対策やその他家庭事情で在宅勤務する職員との会議や、他部署の職員との会議など、離れた場所にいる職員を交えた会議でも、LiveOnを使うことで問題なくコミュニケーションできる環境が整っている。同部署内での打ち合わせでも、会議室などに集まることなく自席から密にならない状態で打ち合わせできるので、感染リスクを抑えながらも業務を滞らせるようなことがない。

責任者会議などの重要会議にも活用が広がる

その他にも、月1回程度定例的に開催されている、出先機関のそれぞれの長を集めた会議に活用したり、先日は庁内全部署の所属長に対する説明会もLiveOnで実施。当市は東西が23km、南北が29kmとかなり広範囲にわたって出先機関が点在しており、遠隔からでも機密性を保ちながらさまざまな打ち合わせや会議を行えることの意義は大きいと感じている。

導入後の効果・感想

セキュリティを担保しながら効率的にWeb会議を実施

LiveOn導入後は、庁内LANの閉じたネットワーク環境でWeb会議を開催できる環境が整っている。これにより、機密性の高い情報を取り扱う場合でも情報漏えいなどの発生を気にかけずに安全に会議を行うことができている。

普段使用している端末でそのまま会議に参加できるため、端末を貸し借りしたり予約したりする際の手間が不要になった。特に出先機関の場合はこれまで本庁との間で専用端末の受け渡しが必要で、そのためだけに行き来が発生していたことが大きな工数負担となっていた。この作業が不要になることで相当の負荷削減につながる。

会議開催時には生成した会議URLを参加者に配布するのみなので、会議の準備工数も大幅に削減された。もちろん、自身のPCをそのまま使用できるので、従来のような会議用の端末が不足して開催できないというような事態も発生しなくなった。

移動時間を大幅削減し行政サービス向上に貢献

LiveOnを導入することで、セキュリティや準備工数などを気にかけることなくWeb会議を実施できるようになり、オンラインでの会議が本格化した。これによるメリットで最も大きいのはやはり会議のための移動時間の削減だ。特に出先機関からだと仮に徒歩10分だとすると往復で20分、1日3回発生すると移動だけで1時間必要になる。その時間を丸ごと削減でき、その分を他の業務に費やすことができるのは行政サービス向上のためには大きなメリットだ。また、移動時間を気にせずに、必要な時に必要な会議を実施できるという利点も大きい。

LiveOnを活用した今後の事業展開など

啓蒙活動と無線LAN化でLiveOnによるWeb会議利用を促進

LiveOn導入から現在まで約半年経過したが、活用状況には部署間などで若干の差が生じているのが現状だ。今後研修などを実施してより全庁的な利用促進を図っていく。それと並行して、庁内の無線LAN化を進めており、完了すれば会議場所などもより自由に選択できるようになることから、LiveOnによるWeb会議がさらに広まっていくと考えている。