導入事例

導入前の課題

会議室などの打ち合わせスペースが不足していた

当市の本庁舎は少し古い建物だということもあり、会議室などの打ち合わせのためのスペースが必ずしも十分ではない。これにより、特に急な会議が必要になったり、打ち合わせをしたくなったりした場合に場所を探すのに苦労している状況だった。

新型コロナ感染拡大対策の1つとして、同じ課でも業務を実施する場所を複数個所に分ける分散勤務やテレワークを実施している。例えば本庁内と会議室や出先機関、また自宅などと分かれて勤務することになるので、どうしても何か問題などが発生した場合に気軽に相談できないなど、意思疎通や情報共有上の課題があった。

LiveOn選定の決め手

セキュリティへの十分な配慮が必要だった

庁内の情報共有・コミュニケーションツールを検討する場合、地方公共団体として取り扱っている業務や情報の性質を考慮すると、セキュリティには十分に配慮する必要がある。従って、一般的なインターネットを経由するWeb会議システムではなく、LiveOnのような庁内のオンプレミス環境で完結する形態のWeb会議システムが必要だった。

さまざまな年齢層の牛久市職員全員が迷わず使える優れた操作性

当市には20代の若い人から50歳以上の年配の方までさまざまな年齢層の職員がおり、ITリテラシーにも差がある。すべての職員が気軽に使えるツールがないものかと探していたところ、紹介してもらったのがLiveOnだった。これならそれほど慣れていない職員でも特に操作トレーニングなどを行わなくても画面を見ただけでおよその使い方を理解することができると判断した。

機能面も必要十分で、仮にこれ以上多機能になると、例えば災害時などの緊急時に利用する際に逆に使いにくくなってしまう恐れがある。

純国産品への信頼感とサポートへの安心感

機能的な面に加えてLiveOnの操作性も選択理由となった。事前に何人かの職員が試験的にLiveOnを操作してみたが、使い慣れていない者でもわずか1、2回操作しただけである程度使い方が把握できるレベルの優れた操作性を持っていた。

ご活用用途

操作マニュアルなしでもスムーズに導入が進む

今回LiveOn導入は、庁内ネットワークのリプレイス・無線LAN化と併せて実施した。各職員の端末もシンクライアントに刷新。LiveOnをすぐに使える状態にして新端末を配布したことで、庁内への導入は非常にスムーズに進んだ。操作マニュアルは不要と判断して作成していないが、実際にLiveOnを開いて画面を操作することで、基本的な使い方はすぐに習得できている。

出先機関との会議や手軽な打ち合わせに効果を発揮

導入後は、通常の対面での打ち合わせと並行してLiveOnによるWeb会議を有効に活用している。我々デジタル推進課がすべての利用状況を把握することは難しいが、特に中央生涯学習センターや図書館、体育館などの出先機関の職員とのやり取りや打ち合わせで活躍しているようだ。ID数が限られているということもあるが、今のところ大規模な会議よりも、ちょっとした打ち合わせにLiveOnの手軽さが非常に有効に働いている。

導入後の効果・感想

同時接続数や音声・画像品質に問題なく満足のいく状態

庁内ネットワークのリプレイスやそれに伴うツール類の各種説明会をLiveOnで実施。初めてのLiveOn利用だったので同時接続数の問題や、音声および映像品質などに少し不安があったものの、いずれの説明会でもまったく問題は発生しなかった。導入後の活用状況を考慮すると、むしろ当初用意したライセンス数では、LiveOnを効果的に活用するには不足している感があるほどだ。

課題だった会議場所不足の解決やコミュニケーション円滑化に寄与

当初の課題であった会議室などの打ち合わせスペース不足解消には、着実にLiveOnが寄与している。また、今後新型コロナの影響が先行き不透明なところもあるが、仮に今後再び感染が大規模に拡大するようなことになれば、テレワーク時などに手軽に使える情報共有ツールとしてその真価をさらに発揮してくれるだろうと考える。

また、感染症対策に限らず、今後の「働き方の多様化」を目的としたDX推進の中で、自宅やさまざまな遠隔地とを円滑に結ぶコミュニケーション活性化ツールとしても十分活用できる可能性を感じている。

LiveOn常時接続で分散勤務でも密なコミュニケーションが可能に

その他にも想定外の効果が現れている。先ほど触れた分散勤務の対応として、必要のたびにLiveOnをつなぐのではなく、分散勤務している拠点間を常時接続しておき、すぐ隣で業務しているような環境を作り出している部署もある。特に当部署から提案したわけではなく自主的に考えたものだが、密な環境を避けながらもコミュニケーションが円滑になる状況を作り出しているという点でとても良い使い方だと感心している。

LiveOnを活用した今後の事業展開など

新たな市民サービスとしてLiveOnによる遠隔市民窓口を検討

今後は、まず先ほど少し触れたように、働き方の多様化に対応したテレワークや遠隔地での勤務が増えてきた場合に、所属部署間および部署内での情報共有・コミュニケーションツールとしてさらに積極的にLiveOnが活用されていくだろうと想定している。

新たな活用方法として、LiveOnを使った市民の方向けの遠隔窓口の設置を検討している。具体的には、ひたち野うしく駅前「リフレプラザ ひたち野うしく」内の支所に専用端末を設置。支所に来られた市民の方と本庁の担当者とでLiveOnを通じて直接やり取りすることで、さまざまな手続きをより簡便にできるようにしたり、疑問や不安にスムーズにお答えできるような環境を整えたりすることで、市民サービスの向上を図りたいと考えている。