導入事例

導入前の課題

広大な土地からなる奥州市では総合支所や公共施設が多数、職員の移動時間の削減が大きな課題だった

全国の市区町村のなかで30番目の広さをもつ当市には、本庁舎以外に5つの総合支所庁舎があります。さらに、当市の公共施設の数は、学校や幼稚園、病院、図書館、スポーツ施設などを含めると約130にのぼります。職員が施設間を移動して行う会議も多く、年間でみると膨大な時間が移動に使われていることになります。業務を効率化し、住民サービスの向上を目指す私たちとして、かねてより「移動時間の削減」は着手すべき課題でした。それを解決する手段のひとつに「Web会議システム」の活用を考えておりました。

「使いこなせるだろうか」職員からあがった不安の声

「Web会議システム」の必要性は感じていたものの、職員からは「使いこなせるだろうか」と不安の声があがっていたのも事実です。
そうしたなか、コロナ禍の影響で移動自体が自粛に。もはや「待ったなし」の状況だと考え、「Web会議システム」導入の本格的な検討に入りました。

LiveOn選定の決め手

職員目線で徹底比較！「簡単さ」「手軽さ」「品質の高さ」が決め手に

職員の不安を払しょくするためにも、「誰でも簡単に使いこなせるシステム」であることがもっとも重要と考えました。たとえば、日ごろから職員が使っている自席のパソコンを利用できるならば理想的です。そこで、LGWAN環境内でのシステム構築を前提とし、会議を円滑に進められるだけの音声・画像品質や、便利な補助機能も選定条件にくわえ、入札を行いました。結果、それらの条件を満たしていた、ジャパンメディアシステムのWeb会議システム「LiveOn」を選定し、令和２年11月から運用を開始しています。

会議利用だけではない拡張性も評価

「LiveOn」の拡張性も評価ポイントになりました。新たに専用システムを構築することなく、Web会議システムサーバに「LiveOn Call」オプション機能を追加するだけで遠隔相談窓口システムとしても利用できます。令和5年10月からは「オンライン面談窓口」を設置し、住民サービス向上につなげられております。現在は、納税課、福祉課、土木課、維持管理課などの一部業務が対象ですが、対応部署・業務は今後順次拡大していきます。

導入後の効果・感想

情報共有や意思決定が迅速化

利用するうえで難しい操作は必要なく、令和2年11月の運用開始から、多くの職員が「LiveOn」を使って会議を行っています。自席のパソコンからいつでも参加できるため、「移動時間がなくなったぶん、仕事の生産性があがった」という声が多く聞かれます。

「LiveOn」を使えば、クリアな音質と画像でやり取りできるだけでなく、図やイラストを使って説明できる「ホワイトボード機能」「資料共有機能」「アプリケーション共有機能」といった補助機能も利用でき、参加者間の情報共有や意思決定がこれまで以上に迅速化されていると感じます。これにより、行政課題に素早く対応できるため、住民サービスのさらなる向上につなげられています。

LiveOnを活用した今後の事業展開など

さらなる有効活用へ。庁内議会中継での活用も今後検討へ

時間を有効に使える「LiveOn」は、いまや業務で欠かせないツールとなっており、引き続き職員の生産性を高めるうえでもさらなる活用を促します。同時に、庁内会議にとどまらず、さまざまなシーンで活用を広げたいとも考えています。前述の通り、既に「オンライン面談窓口」としても活用を進めておりますし、庁内の「議会中継」システムとしての活用も検討しています。