導入事例

導入前の課題

会議における感染拡大防止と移動コスト削減が課題

新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、職員同士が集まって実施する会議を極力避けることが求められ、また同時に、本庁と出先機関の職員同士での打ち合わせや調整のための移動時間・コストの削減、会議場所などの調整に必要な工数の削減なども課題となっていました。このような背景から、2020年春頃よりWeb会議システム導入の検討を始めました。

業務効率を下げることなく意思疎通を図るしくみを模索

従来の内線電話中心の職員間のコミュニケーションでは、電話の取り次ぎなどでどうしても業務が中断し、それが集中をさまたげる要因にもなっていました。業務の効率を維持しつつ、職員間の意思疎通や情報交換を活性化する環境を整えることで生産性向上を図る方法がWeb会議システムの仕組みの中でないものか、模索していました。

検討の過程

ユーザビリティおよびセキュリティを重視

Web会議システムを検討する際に重視したポイントは、ユーザビリティと運用の容易さ、そしてセキュリティの3点。さまざまな層の職員が扱うことが前提となるため、利用者に特別な知識等がなくても迷わず扱えるような使い勝手が必要となります。加えてシステム運用面では、庁内の既存システムに変更を加えなくてもユーザー情報の連携ができ、運用負荷を下げることができるのが条件となりました。そしてセキュリティ面では、庁内の閉じたネットワーク環境で安全に利用できるように、オンプレミス型のサービスであることが必要でした。

マニュアルレスで直感的に操作できることを評価

近年クラウド型のWeb会議システムが利用される機会も多いのですが、庁内でサーバーを構築する前提でオンプレミス型のWeb会議システムを導入するとなると、選択肢がいくつかに絞られました。
その中でLiveOnを評価した大きな理由の1つがユーザビリティです。マニュアルを見なくても直感的に操作できるところが、他のシステムと比較して優れていました。

業務効率アップのためのメッセージ機能

オンプレミス型で利用できるメッセージ機能（※）がWeb会議システムLiveOnの仕組みの中で提供されていることも魅力のひとつでした。

※正式名:LiveOnプレゼンス機能
パソコンやスマホにアプリを常駐させておき、メッセージのやり取りができるチャットツールのこと。

ご活用用途

メッセージ機能で迅速かつ確実に情報伝達

メッセージ機能は、メールなどとは違って定型の挨拶文などを省略して、会話のような流れで、即座に相手に対して伝えたい要件を伝えることができるところが非常に優れています。加えて、電話とは違いメッセージの履歴が追えるところも便利な点です。情報伝達のスピードは電話のほうが早い場合もありますが、例えばデータの保管場所や参照してほしいWebサイトのURLなどを伝える場合には、メッセージのほうが迅速かつ確実に伝えることができます。

さまざまなオンライン会議・研修で活用

数十人規模の研修から、100人を超える大規模な会議・イベントまで、さまざまシーンや用途でLiveOnのオンライン会議をフル活用しています。参加者の多い研修や会議では「多人数モード」を活用することでしっかりと双方向のコミュニケーションを取ることができています。
年末年始には、本庁だけでなく出張所に勤務する管理職等を一堂に会した仕事納め式、始め式をオンラインで実施。約180人が参加した大規模なオンラインイベントは当市にとっても初めて取り組みとなり、地元マスコミでも紹介されました。

災害対応ツールとしての可能性も

遠隔地も含めた大規模なイベントを滞りなく実施できたことは、信頼性の証明にもなりました。これにより、例えば大規模災害などが発生した場合に、各所に設けた避難所と本庁間を接続して、担当者や管理者同士がオンラインでつながり、一度に情報共有や意見交換をするような活用もできることになります。このような緊急時の活用も今後検討していきたいと考えています。

導入後の効果・感想

会議による感染拡大リスクや移動コストが低減

LiveOn導入後は、庁内外問わず会議は原則オンラインで実施するような風土づくりができています。これにより、当初課題として挙げていた職員同士が集まることで発生する感染症拡大リスクや、会議のための移動に伴う時間・コスト、会議場所などの調整に掛かる工数は削減できているものと考えています。

メッセージ機能によって効率的な意思伝達・情報共有が可能に

また、メッセージ機能をフル活用することで、普段業務で頻繁に情報をやり取りする職員間でも、電話よりも確実で、メールよりも効率的なコミュニケーションができるようになってきています。その結果、電話でのやり取りが大幅に減り、落ち着いて業務に集中できるようになりました。
さらに、テレワーク時でもメッセージ機能が大いに活躍しています。原則携帯電話の配布をしていないので、電話に代わるコミュニケーション手段としてテレワークの際、LiveOnは必須ツールとなっています。

安全・安定なシステム環境で稼働

まず庁内ネットワークで完結しているので通信が非常に安定し、セキュリティレベルも確保したうえで安全に利用できています。また、庁内から一括で管理できるのでメンテンナンスやカスタマイズがしやすく、運用負荷も少なくなっています。

LiveOnを活用した今後の事業展開など

LiveOnのより進化した使い方を開拓

当市でも、部署単位で業務が動く場合と部署を超えてプロジェクト単位で業務を走らせる場合があります。今後は可能であればメッセージ機能をより進化させて、プロジェクト単位で情報管理できるような運用ができないものかと考えており、それができれば、メールなどでレスポンスが遅れてしまうようなことも起こらず、容易でスムーズな情報連携が可能になるでしょう。

また、メッセージ機能については、今後さらに多くの事業や部署でも活用できるようJMSに改善要望を上げています。これまでも柔軟にカスタマイズなどに対応してもらいましたが、国産自社開発メーカーの強みを生かしてぜひ実装していただき、より効果的にLiveOnを活用していきたいと考えています。