導入事例

イベント概要

日赤薬剤師会は全国の赤十字病院や血液センターといった日本赤十字社に勤務する薬剤師が所属する団体であり、毎年200～300名が参加する総会と研修会を実施している。これまでは全国から都内に集合して実施していたが、新型コロナウイルス感染拡大防止のため、LiveOnを活用したオンライン配信で実施した。

開催にあたっての課題

初めてのオンラインでの開催、ノウハウが全くなく手探り状態

新型コロナウイルスの影響により2019年度の総会はメールでの審議、研修会は中止となったため、2020年度はそれらを開催する方法を模索し、その結果オンラインで開催することに決定した。しかし、同会にとって総会や研修会のオンライン開催は初めてのこと。企画・準備・当日の運営など、ノウハウが全くない手探り状態だったという。

全国から参加者が集う重要な総会、安定した品質とスムーズな運営が必須

総会・研修会は全国から200名以上が参加する大規模なイベントである。初めてのオンライン開催とはいえ、総会では決議や承認を行う必要もあり、研修会では外部講師に依頼するため、それらに支障の出ない安定した品質とスムーズな運営が必須であった。

LiveOn選定の決め手

企画から運営まで、きめ細やかなサポートがある心強さ

ノウハウが一切ない状態であったことから、製品選定にあたっては「サポート」面を最も重視した。当初は海外製品も検討したが、直接サポートが受けられない点が非常に不安だったという。

LiveOnでは事前準備から当日の運営に至るまできめ細やかなサポートがあり、国産製品ならではのサポート力は大きなメリットであった。また、オンライン開催用のスポットプランの提案があったことで、予算内で開催が可能な点もポイントとなった。

参加者の接続環境に左右されない安定した品質

参加人数も多く、接続環境も様々であるため、回線への負荷が少ないこと、接続環境に左右されず安定した品質を発揮できることも重要であった。LiveOnは同会の母体である日本赤十字社で長く利用している製品であり、品質面でも大きな信頼感があった。

ご活用用途

多人数モード(セミナーモード)を活用し、延べ200名以上の参加者へ配信

総会・研修会はセミナー配信に特化した「多人数モード」を活用し、約20名の講師が登壇、全国から延べ200名以上が参加した。参加者へはワンクリックでLiveOnに接続できる招待用URLとテスト環境も準備し、スムーズに接続できる環境を整えた。こういった事前準備も含め、操作や運用方法についてもしっかりとしたサポートがあったお陰で、大きなトラブルが発生することなく、無事にイベントを成功させることができた。

アンケート機能での決議、遠隔設定変更機能でのサポートなど、豊富な機能を有効活用

資料の表示はもちろんのこと、総会ではアンケート機能で決議を執り行うなど、LiveOnの機能も積極的に活用。式次第はマジックビューを使って画面に表示するなど、できる限り回線に負荷を掛けないように工夫を凝らした。また、操作に不慣れな参加者も多いため、運営側から音量や機器の設定変更ができる遠隔設定変更機能は、スムーズな運営をするうえでは非常に便利であったという。

効果・感想

想像以上にスムーズに開催ができ、今後を牽引する大きな成果に

当初は不安が大きい中での取り組みであったが、実際に自分達の組織で行ってみると、想像以上にスムーズに開催ができたことに驚いている。また、この1年は新型コロナの影響により対面でのやり取りが困難な状況であったが、全国のメンバーをひとつのツールで繋いだことで、地域間の温度差をなくすことができたと実感している。今回の経験で一連のノウハウを蓄積できたこと、オンラインへの抵抗感を払拭できたことは大きなメリットであり、今後を牽引する大きな成果になった。

費用・場所・時間などの制約がないため、全国から多くのスタッフが参加

今回のオンライン開催では、総会費用の削減という目に見える経済的な効果に加えて、思いがけない成果があったという。これまでは費用や場所の制約から参加できるメンバーが限定されていたが、オンラインの場合は参加のための経費が掛からず、時間と場所も拘束されないことから、全国から通常開催では参加しにくい多くのスタッフが参加することができた。自由度が高いオンライン開催だからこそ参加者のすそ野を広げることができ、オンラインならではのメリットを感じている。

LiveOnを活用した今後の事業展開など

今回のオンライン配信をきっかけに、Web会議システムがより身近で便利なツールとして認識されるようになった。LiveOnには便利な機能も豊富に搭載されているので、録音録画機能を活用してe-learningのような使い方をするなど、今回のオンライン開催で得たノウハウや気付きを今後に活かしていきたいと考えている。