導入事例

導入前の課題

会議のための拠点間の移動が負担に

JA愛知東（以下、当JA）は、中山間地域（中間農業地域と山間農業地域を併せた地域）に位置するJAで、本店と支店などの拠点間の距離が離れている場合が多い。例えば移動に自動車で1時間程度必要な拠点もあることから、その移動時間が課題となっていた。会議を例に取ると、金融や共済関連、営農関連などさまざまな単位で最低でも月に5回程度は各拠点の担当者が集合して会議を開催している。また、我々のような管理者を対象とした管理者会議が月に3回程度あり、それらの会議のための移動だけでも負担が大きかった。

LiveOn選定の決め手

ユーザーの課題を把握し共に課題解決を図る姿勢を評価

我々がベンダーさんに求めるのは、やはりきめ細かな助言やアドバイスなどのアフターフォローの良し悪しだ。当JAの課題を把握し、共に解決を図ったり運用を考えたりできるベンダーさんとお付き合いしたいと考えていた。Web会議システムは、大手ベンダー製のものをはじめさまざまなものが提供されているが、代理店的立場でライセンス販売だけして、「後の運用はお客様のほうでやってくださいね」というスタンスのところが多い。しかし、JMSは真逆で一緒になって運用を考えたり、さまざまなフォローをしてくれたりした。LiveOnを採択したのは、JMSのそのような顧客に寄り添う姿勢によるところが大きい。

国内生産による高いセキュリティと臨機応変な接続モードが決め手

製品そのものに関しては、まず純国内生産でセキュリティレベルが高いこと、また、多くの拠点が参加する場合でも安定して接続できる「多人数モード」など利用シーンに応じたオプション機能を有することが採択理由となった。さらに、アプリケーション共有によって管理者が遠隔操作による参加者のフォローができることで管理者の負担軽減につながると判断した。

ご活用用途

市町村を交えた遠隔での講演会を初めて開催

まだトライアルテスト期間中だったが、市町村の行政も交えた講演会でLiveOnを使って遠隔で開催したいという話がJA内から上がってきた。我々にはそのような遠隔で講演会を実施するノウハウが無く、もちろん必要な機材も持ち合わせていなかった。JMSさんに相談すると、カメラやスピーカーなどをお貸しいただいたうえに、必要な準備や会議への招待などの運営面やその他技術的なフォロー、さらに講演会当日のサポートまで協力してくれた。そこまでやるというのはこのベンダーはやはり少し違うな、というのが最初の印象だった。

大小さまざまな会議や講演会など活用用途が広がる

本格運用後は、業務ごとの各事業所の担当者が参加しなければならない会議や、管理職が集まる会議はほぼLiveOnで実施。部署間での打ち合わせ時にも頻繁に利用している。さらに最近は、外部の取引先との打ち合わせにも積極的に活用するようになってきた。また、先日約20カ所拠点を接続して全職員を対象とした会議もLiveOnで実施するなど、さまざまな形態での活用が広がっている。さらに、外部講師を招いての農業や農政に関する講演会も年に2、3回のペースでLiveOnを活用して開催している。

導入後の効果・感想

無駄な拠点間移動がほぼゼロに

LiveOn導入によって当面の課題であった、拠点間の移動にかかわる無駄を省くことができた。例えば何十分もかけて支店間を移動して会議が15分で終わってしまう、というような非効率なことはほぼ無くなった。遠距離の拠点では移動に1時間以上かかるところもあるので、全体では相当の業務効率化につながっているのではないかと考える。

帯域が狭くても安定した状態でWeb会議を開催

また、ネットワーク帯域に余裕が無い中でも、JMSさんに協力いただいて事前に帯域テストを実施することで、帯域が狭くても最適な運用ができている。導入時に私が拠点に足を運んで実際にLiveOnにつないで映像や音声の状態をチェックし、同時にJMS側で通信速度を測定しながら、画像フレーム数の調整や多人数モードでの接続状態の確認を実施。両者が協力して試行錯誤することで、帯域が狭くても最適な運用ができるような解を見つけ出すことができた。これにより余分な投資をせずとも、十分に効果的なWeb会議を実施できる環境が整った。

他のWeb会議システムには無いきめ細かなサポート

仮に使用中に音声が途切れるなどの不具合が発生した場合、JMSの担当の方に連絡すれば原因を調べてくれるし、外部との通信テストもお願いすれば都度対応してくれる。取引先と新たにLiveOnを使って会議する際にも、一緒にログインして通信状況を確認したり、相手方をサポートしたりするなど、導入後もきめ細かなサポートを受けることができている。実際に使用している職員からも、「LiveOnで会議することが時間短縮、業務効率化につながっている」という意見が出てきており、LiveOnの活用が現場へ浸透してきたことがうかがえる。

LiveOnを活用した今後の事業展開など

組合員の方とのコミュニケーション促進や相談業務での利用、職員研修動画配信への活用を検討

管内が広域であり、公共交通貴機関が脆弱なため、組合員が気軽に本店に来ることがなかなか難しい。そこで、LiveOnを使って組合員の方とJA本店の役員や管理職などと直接コミュニケーションが取れる場を設けるなどの活用ができないか検討している。また、将来的には、点在する支店をブロック化し、拠点となる支店を設置する構想がある。その拠点支店には各業務の専門スタッフが配置されることから、支店間をLiveOnで接続し、組合員および利用者からのご相談、ご質問、ご要望等を拠点支店のスタッフがWeb上で対応する仕組みも考えている。職員の研修としては、金融関連や防犯関連、コンプライアンス、顧客満足度に関する職員向けなどさまざまな研修をしている。その研修用に、動画を利用したいという声があり、LiveOnで動画配信できないかJMSさんに相談しているところだ。