導入事例

導入前の課題

テレビ会議を常時接続し容易にコミュニケーションできる環境に

当社では従来からテレビ会議システムを導入し、本社の各フロアや各拠点に設置。日中の業務時間内は常時接続して、常にお互いの状況を画面で見るだけで確認できる状態にしていました。こうすることで会社全体の一体感が醸成され、さらに連絡したい相手の状況が一目でわかるのでスムーズにコミュニケーションできます。このようなやり方を採用しているのは、会社全体の風通しの良さを重視したいという当社創業者の思いを実現したものでもあります。

現会議システムの今後のサービス継続に不安、コストの問題も

しかし、現在利用中のテレビ会議システムは非常にコストが高く、しかもこの先サービス提供を中止する可能性があるとことも聞き及びました。もしそうなら今後当社が拠点をさらに増やし、利用頻度も高くなればそれだけリスクも増してしまうため、代替のシステムを検討することになりました。

LiveOn選定の決め手

安定した常時接続を実現し、夜間には自動終了も出来るLiveOnが有力候補に

代替システム選定にあたっては、LiveOnおよび一般的なWeb会議システムを比較・検討しました。一般的なWeb会議システムでは会議時間に制限があり、長時間使用する場合はその都度接続し直す必要があります。当社では拠点間を常時接続して使う前提ですので、その仕様では当社の活用方法にはマッチしません。LiveOnは常時接続での使用も問題なく、さらに使用しない夜間に自動的に終了させることもバッチファイルを作成すれば可能です。このことから、まずLiveOnが第1有力候補になりました。

円滑なコミュニケーションのための音質へのこだわり

性能面でもっともこだわったのが「音質」です。当社では、毎朝グループ会社を併せた合計9社が参加する朝礼をオンラインで実施していますが、そこで各拠点の担当者が交代で全社に向けて今感じていることや思いなどを生の声で伝える 時間を設けています。それに対して全国の役職者などからアドバイスや感想が述べられ、それが発表者の励みにつながっています。発表者たちは緊張して一生懸命話しています。そこで音声が途切れたり聞き取りにくかったりすると不安になりますし、全社の士気にも影響します。このため音質には特にこだわりたかったのです。

常時接続対応や音質、画面表示などすべての条件を満たしていたLiveOnを採択

加えて重要なのが画面表示の方法です。普段の常時接続時は各拠点同じサイズで表示できるように、また、朝礼では発表者が大きく表示されるようになど、場合によって変更できることが条件。また、将来拠点数が増える可能性もありますので、表示画面数や接続拠点数に制限がないことも条件となります。これらすべての条件を満たしていたのが、LiveOnでした。

ご活用用途

誰でもストレスなく活用できるシンプルな仕組み

LiveOn向けに用意したハードウェアは、ノートPCとWebカメラ、そしてマイク。モニターは以前から使用しているものをそのまま継承しました。運用面の準備では、基本的な操作を記載した簡易マニュアルを作成して各拠点に配布したのみ。接続が困難だと判断した拠点には直接出向いてサポートし、準備期間1～1.5カ月程度で立ち上げました。立ち上げの際に特に意識したのが、操作などをできるだけ単純化したことです。当社社員は必ずしもITに詳しいとは限りません。不要なトラブルを避けるために、操作を可能な限りシンプルにして社員が触らなければならないものを極力減らしました。

全社コミュニケーションを活性化する仕組みとしてLiveOnを活用

拠点間を常時接続しての相互の状況確認や、全拠点参加の毎朝の朝礼など、グループ会社を含めた全社のコミュニケーションを活性化する仕組みを担うシステムとして新たにLiveOnを導入。立ち上げから1年強となりますが、非常に安定して稼働しているのが何よりもありがたいです。LiveOn立ち上げ当初は、グループの中心であった「エコテック」社として導入しましたが、その後グループ全体のガバナンス強化のためホールディング制へ移行。現在はクロスティホールディングスが主体となってグループ全体でLiveOnを活用している状況です。

導入後の効果・感想

JMSのスピード感を評価、細かなリクエストにも対応

導入当初はさまざまな細かな点をJMSに相談し、実際に動いてもらうことも多くありました。その際のスピード感は非常に評価できるものでした。また、前述の自動でLiveOnを起動・終了するためのバッチファイル作成や、さらに最近では朝礼の時だけ発言者の表情などがよくわかるように、自動的に画面レイアウトを変更するなど、当社の要求に合わせて細かなリクエストにも対応いただきました。朝礼時の画面レイアウトに関しては、「遠隔地であっても発言者の表情や様子がとてもよくわかる」と、特に当社役員に好評を得ています。

運用コスト38％削減、ネットワーク帯域も1/10に

課題の1つであったコストの観点では、以前と比較して4年間で約38％削減できました。さらに技術的な側面からも、従来から比較して使用するネットワーク帯域が10分の1程度になりました。このことは、同時に進めていた社内ネットワーク環境の改善にも大きく貢献しています。また、この業界は現場での工事やメンテナンス作業が中心で、社員は必ずしもIT機器の操作に慣れているわけではありません。LiveOnは、会議室を作成しておいてそこに入るだけで会議参加できる非常にシンプルなシステム。ITに不慣れな業界や企業においてWeb会議を無理なく始めるには最適なツールです。

LiveOnを活用した今後の事業展開など

悪天候時などの遠隔現場支援の実現に期待

冬の北海道では特に雪の影響で現地に移動できないこともあります。そのような事態への対応として、遠隔から現地の状況を確認できたり、現場の職人さんとオンラインで会話できたりするような仕組みづくりができれば、悪天候時のリスクも低減でき、当社の工事管理者の工数も削減可能です。将来的には、そのような仕組みが実現できることを期待しています。